Mukauttaminen ja ylläpito

Kohdassa ”Settings → Language Settings” valitset, mitä kieliä yrityksesi tarjoaa. Valittavana on 30.

Englanti on aina päällä eikä sitä voi kytkeä pois. Se on kieli, johon järjestelmä palaa, kun tekstillä ei vielä ole käännöstä.

Sen jälkeen jokainen käyttäjä valitsee omasta valikostaan sen kielen, jolla työskentelee, käyttöön ottamiesi joukosta.

Käännökset eivät tule päivityksen mukana. Päivitys tuo uusia englanninkielisiä tekstejä; niiden käännöksen toimitat itse.

Se käy kahdessa vaiheessa. Painikkeella ”Export JSON” lataat tiedoston, jossa on jokainen englanninkielinen teksti ja sen vieressä nykyinen käännöksesi.

Täytät tiedoston omaan tahtiisi ja lataat sen takaisin painikkeella ”Import JSON”. Tyhjät kentät ohitetaan, olemassa olevat käännökset korvataan.

Paikkamerkkien kuten {count} on säilyttävä käännöksessä. Kohta, jonka paikkamerkit eroavat englanninkielisestä tekstistä, hylätään, ja se koskee myös ylimääräistä paikkamerkkiä. Aiempi käännös pysyy silloin käytössä. Englantia näkyy vain, jos aiempaa käännöstä ei ollut. Järjestelmä kertoo, mikä kohta se oli.

Kortti ”State of your language packs” kertoo kielikohtaisesti, missä mennään. Siinä näkyy jokainen käyttöön ottamasi kieli, myös ilman käännöstä. Kortti näyttää, montako tekstiä on käännetty, ja nimeää neljä tilannetta: vanhentunut, kääntämättä, tuntematon ja valmis. ”Tuntematon” tarkoittaa, että tekstit tuotiin ennen kuin tätä tarkistusta oli olemassa. Seuraava tuonti ratkaisee asian.

”Vanhentunut” on se tilanne, jolla on merkitystä. Englanninkielinen teksti muuttui, käännöksesi on yhä paikallaan ja sanoo nyt jotain muuta.

Valmiit kielipaketit kaikille kielille ovat maksutta sivullamme ”Lataukset”. Lataat ne painikkeella ”Import JSON” samoin kuin oman tiedostosi. Voit myös muokata tiedostoa ensin ja parantaa käännöstä.

Sovelluksessa kortin ”Import translations” linkki ”Download language packs” vie suoraan sille sivulle.

Kohdassa ”Settings → CI Settings” asetat logosi, faviconisi ja kolme väriä.

Logo näkyy sivupalkissa järjestelmän logon alapuolella. Suositus on 400 × 160 kuvapistettä PNG- tai SVG-muodossa läpinäkyvällä taustalla, enintään 2 MB. SVG-tiedosto, joka sisältää komentosarjan, hylätään latauksessa. Jos lataus epäonnistuu, viesti kertoo syyn.

Favicon on selaimen välilehdellä näkyvä pieni kuva. Suositus on SVG tai 64 × 64 kuvapistettä.

Kolme väriä ovat ”Primary color”, ”Accent color” ja ”Background color”. Ensimmäinen värittää tärkeät painikkeet, toinen kuvakkeet ja korostukset, kolmas taustan.

Järjestelmä laskee teksti- ja osoitinvärit itse, jotta teksti pysyy luettavana. Sinä toimitat vain kolme perusväriä.

Tyhjä kenttä tarkoittaa, että sisäänrakennettu väri on voimassa. Sen vieressä oleva neliö näyttää silloin mustaa, koska se ei voi näyttää ”ei väriä”. Alla oleva huomautus kertoo sen.

Kenttien alla oleva esikatselu näyttää värisi ennen tallennusta. Vasta ”Save” ottaa ne käyttöön kaikille.

”Restore defaults” palauttaa kaiken ennalleen. Se poistaa myös ladatun logon ja faviconin.

Järjestelmässä on tumma ja vaalea ulkoasu. Vaihdat omasta valikostasi sivupalkin alalaidassa.

Valinta on käyttäjäkohtainen ja se muistetaan. Yksi agentti voi työskennellä vaalealla, kun kollega työskentelee tummalla.

Samassa valikossa ovat tavoitettavuutesi, profiilikuvasi, salasanasi ja kielesi.

Kapealla näytöllä käyttöliittymä järjestäytyy uudelleen. Taulukosta tulee päällekkäisiä kortteja, ja sivupalkki taittuu vasemman yläkulman kuvakkeen taakse.

Erillistä sovellusta ei ole. Osoite on sama kuin tietokoneella, ja kirjaudut sisään samalla tavalla.

Kohdassa ”Settings → General Settings” on kortti ”Date and time format”. Se on suoraan aikavyöhykkeen jäljessä.

Neljä valintaa muodostaa tavan, jolla päivämäärä kirjoitetaan. ”Date order” on päivän, kuukauden ja vuoden järjestys.

”Date separator” on numeroiden välissä oleva merkki. Voit valita pisteen, vinoviivan tai yhdysmerkin.

”Clock” on kello: 24 tuntia tai 12 tuntia AM- ja PM-merkinnöin. ”Time separator” on tunnin ja minuutin välissä oleva merkki.

Neljän kentän alla näet kohdan ”This is how it looks”. Se näyttää lopputuloksen ennen kuin klikkaat ”Save”.

Asetus koskee koko asennusta. Se ei riipu kielestä eikä yksittäisestä käyttäjästä.

Se on tarkoituksellista. Yritys kirjoittaa päivämäärät yhdellä tavalla, ja jokainen kollega lukee samaa kirjoitustapaa.

Tehdasasetus on päivä, kuukausi, vuosi pisteellä ja 24 tunnin kello. Jos et muuta mitään, mikään ei muutu.

Valittu kirjoitustapa on voimassa kaikkialla, missä järjestelmä näyttää päivämäärän. Siihen kuuluvat tiketti, listat, muistutus ja kirjattu aika.

Vienti ei muutu. Siinä päivämäärä kirjoitetaan muodossa 2026-08-22, koska taulukkolaskentaohjelmat lukevat sen muodon luotettavasti.

Myös kentät, joihin syötät päivämäärän, noudattavat asetusta. Kentän klikkaaminen avaa kalenterin, ja valittu päivämäärä näkyy sen jälkeen sinun kirjoitustavallasi. Tyhjässä kentässä lukee ”Pick a date”.

Sivu ”Maintenance and incident notices” on sivupalkissa. Siellä kirjoitat ilmoituksen, jonka kaikki näkevät.

Ilmoitus näkyy kirjautumissivulla ja koko järjestelmässä. Näin ihmiset lukevat sen jo ennen kirjautumista.

Tarkoitus on välttää turhat tiketit. Se, joka lukee verkon olevan poikki, ei ilmoita siitä uudelleen.

Kokoat tekstin klikkaamalla. Klikkaa ensin kenttää, jonka haluat täyttää. Se saa punaisen kehyksen, ja kaikki, minkä rastitat sen jälkeen, menee sinne. Kun poistat rastin rakennuspalikasta, se lähtee taas tekstistä.

”Title / Subject” näkyy ilmoituksen ylälaidassa. ”Body” näkyy sen alla. Jos lähetät ilmoituksen sähköpostina, toisesta tulee otsikko ja toisesta viestin runko.

Valmiit lauseet ovat käytettävissä rakennuspalikoina. Omia voit lisätä kohdassa ”Text Modules” ja omat järjestelmäsi ja palvelusi kohdassa ”Systems / Services”.

Painikkeilla ”Calendar (add date)” ja ”Time (add time)” lisäät päivämäärän ja kellonajan. Näin ilmoitetaan suunnitellusta huollosta.

Ylhäällä oleva kytkin ”Turn notification on/off” ottaa ilmoituksen käyttöön ja pois. Kun kytket sen päälle, otsikko ja teksti tallentuvat samalla. Ilmoitus pysyy näkyvissä, kunnes kytket sen pois. Jos ilmoitus on jo päällä, tekstin muutos tulee voimaan vasta painikkeella ”Save”.

Sen rinnalla on toisenlainen ilmoitus. Jos teet tiketistä massahäiriön, se näkyy myös kirjautumissivulla ja katoaa itsestään, kun tiketti on ratkaistu. Tämä kytkin ei koske sitä.

Painikkeella ”Send as E-Mail” lähetät saman tekstin myös osoitelistalle. Se osa kuuluu Professionaliin.

Kirjoitat ilmoituksen englanniksi. Sen käännös tulee kielisivun kautta kuten kaikki muutkin tekstit. Jos muutat englanninkielistä tekstiä jälkeenpäin, tuotu käännös ei enää päde. Se on tuotava uudelleen.

Järjestelmä valvoo palvelimen levytilaa ja kertoo siitä ennen kuin tila loppuu.

Vaiheita on kaksi. 90 prosentin käytöstä saat huomautuksen, 95 prosentista varoituksen.

Se, joka hoitaa päivitykset, näkee luvut ja sen, mitä tehdä. Yleensä vanhat konttikuvat aiemmista päivityksistä ovat suurin erä.

Kaikki muut kirjautuneet saavat lyhyen lauseen ja ohjeen kääntyä ylläpitäjänsä puoleen. He näkevät sen vasta varoitusvaiheesta alkaen.

Mitään tästä ei näy kirjautumissivulla. Se, kuinka täynnä palvelimen levy on, ei kuulu kenellekään ennen kirjautumista.

Täysi levy ei osu vain päivitykseen. Liitteet, saapuva posti, tietokanta ja varmuuskopio ovat kaikki samalla levyllä.

Saat huomautuksen myös heti, kun vapaata on alle 10 GB. Päivitys tarvitsee niin paljon tilaa eikä käynnisty pienemmällä.

Jokaisen onnistuneen päivityksen jälkeen järjestelmä poistaa vanhempien versioiden konttikuvat. Edellinen versio jää palautusta varten.

Kohdassa ”Settings → Updates” näet, mikä versio on käynnissä ja onko uudempaa olemassa.

Jos uusi versio on olemassa, sen alla luetellaan, mitä se tuo. Lista näyttää jokaisen välistä jäävän version.

Ennen päivitystä järjestelmä tarkistaa, että vapaata tilaa on riittävästi. Päivitys tarvitsee vanhan ja uuden konttikuvan yhtä aikaa, joten se pyytää 10 GB. Jos tilaa ei ole tarpeeksi, järjestelmä kieltäytyy päivityksestä ja kertoo miksi. Se on parempi uutinen kuin luovuttaminen puolimatkassa.

Sitten se ottaa itse salatun varmuuskopion. Se kattaa tietokannan, liitteet, arkistot ja avaimet. Jos tietokanta toimii SMITEYn ulkopuolella, se ei kuulu tähän varmuuskopioon.

Jos varmuuskopiointi epäonnistuu, päivitys pysähtyy ennen kuin mitään on muutettu. SMITEYn ulkopuolinen tietokanta ei pidätä päivitystä. Varmuuskopioi se omilla työkaluillasi.

Järjestelmä kysyy ennen aloittamista. Päivityksen aikana se on tavoittamattomissa muutaman minuutin, joten valitse rauhallinen hetki.

Jos jokin menee vikaan, järjestelmä palaa edelliseen versioon ja jatkaa toimintaansa.

Jos palvelimesi ei tavoita päivityslähdettä, järjestelmä sanoo sen suoraan. Se ei silloin väitä, että olet ajan tasalla.

Päivitystä, joka siirtää tietokannan uuteen versioon, ei tehdä napin painalluksella. Järjestelmä kertoo siitä, ja julkaisutiedoissa lukee, mitä tehdä.

Kohdassa ”Settings → Archive” pakkaat tietyn jakson suljetut tiketit yhteen tiedostoon. Se pitää työaineiston pienenä.

Vain suljetut tiketit siirtyvät. Ratkaistu tiketti tulee mukaan vasta, kun se on suljettu. Se tapahtuu itsestään 24 tuntia ratkaisemisen jälkeen. Saman jakson avoin tiketti jää paikalleen.

”Preview” kertoo etukäteen, montako tikettiä jakso kattaa. Se ei kirjoita mitään eikä muuta mitään.

”Create archive” rakentaa ZIP-tiedoston. Siinä ovat tiketit kommentteineen, historioineen, mukautettuine kenttineen ja liitteineen.

Tiedosto on sen jälkeen alla olevassa listassa jaksoineen, määrineen ja kokoineen. Alikansio on mahdollinen, jos haluat arkistoida vuosittain.

Vasta sitten päätät, poistuvatko tiketit käynnissä olevasta tietokannasta. Se on oma vaiheensa: ”Delete from live DB” listassa ”Existing archives”. Pelkkä arkiston luonti ei muuta mitään.

”Restore” tuo tiketit takaisin tiedostosta. Tiketit, joiden numero on jo olemassa, ohitetaan.

Palautus tarvitsee ne tiimit ja työnkulut, joihin tiketti viittaa. Sen jälkeen järjestelmä kertoo, montako tikettiä palasi ja montako se ohitti, koska ne olivat jo olemassa. Se nimeää myös ohitetut tiimiosallistumiset ja tehtävät, joilta puuttuu alitiketti. Muita aukkoja ei raportoida. Puuttuva tiimi, luokka, käyttäjä tai tila jää tiketissä tyhjäksi. Kommentit ilman käyttäjäänsä ja poistettujen mukautettujen kenttien arvot jätetään pois.

”Delete archive file” poistaa vain tiedoston. Käynnissä olevan tietokannan tiketteihin ei kosketa.

Kohdassa ”Settings → General Settings” ovat järjestelmän pudotusvalikot. Jokaisella listalla on oma välilehtensä.

Osastoille, tehtävänimikkeille ja toimipisteille on lisäksi reitti tiedoston kautta. Se kannattaa, kun lisäät monta kohtaa kerralla.

”Export JSON” lataa listan. Uudessa asennuksessa saat näin tyhjän rakenteen, johon kirjoitat omat kohtasi.

Tiedostossa on esimerkki, joka näyttää, miltä yksi kohta näyttää. Se ohitetaan, kun lataat tiedoston takaisin.

”Import JSON” luo sen, mikä puuttuu. Olemassa oleviin kohtiin ei kosketa. Nimi, joka esiintyy tiedostossa kahdesti, luodaan kerran.

Uudelleennimeäminen ei onnistu tiedoston kautta. Sitä varten ovat tämän sivun kentät, ja punainen huomautus kertoo sen. Paikanpitäjää ”None selected or available” ei voi nimetä uudelleen. Sen voi vain kääntää, kielisivulla.

Kohdat käännetään jälkeenpäin kielisivulla. Tiedostossa on englanninkielinen nimi.

Luokat toimivat samalla tavalla. Ne kuuluvat tiimille, joten ne ovat kyseisen tiimin luokkasivulla.