Työajanseuranta tiketeittäin

Työajanseuranta on tehdasasetuksena pois päältä. Sen ollessa pois ei ole kenttää eikä saraketta. Raportin kortti ”Time spent” näkyy silloin vain, jos valitulla jaksolla on kirjattu aikaa.

Kuollut kenttä olisi huonompi kuin ei kenttää lainkaan, joten toiminto katoaa kokonaan sen sijaan, että se seisoisi harmaannutettuna.

Kytkin on kohdassa ”Settings → General” kortissa ”Time tracking per ticket” ja on nimeltään ”Enable time tracking”.

Sen jälkeen jokainen tiimi on mukana. Yhden jätät pois kytkemällä sen pois itse tiimissä, kohdassa ”Settings → Teams” ruudussa ”Team details”.

Yritys, jolla on sisäinen IT-tiimi ja asiakasrajapinnassa toimiva tiimi, tarvitsee sitä usein vain jälkimmäiselle.

Jos kytket työajanseurannan myöhemmin taas pois, olemassa olevat merkinnät pysyvät luettavina ja vietävinä — ne ovat laskutuksen perusta, eivät mukavuutta. Uutta ei voi kirjata. Olemassa olevia merkintöjä ei silloin voi myöskään muuttaa eikä poistaa.

Tiketissä on kortti ”Time spent”. ”Log time” avaa syötön.

Kentän vieressä on pikapainikkeita: yksi klikkaus painikkeeseen ”30m” kirjaa kolmekymmentä minuuttia. Se, mitkä painikkeet näkyvät, asetetaan asetuksissa.

Kenttä ”Duration” ottaa myös vapaan syötteen: ”90” on yhdeksänkymmentä minuuttia, ”1.5h” on puolitoista tuntia, ja niin on myös ”1h 30m”. Luku ilman yksikköä on aina minuutteja.

Syöte, jota järjestelmä ei täysin ymmärrä, hylätään. ”1h in the evening” ei muutu tunnin merkinnäksi — siitä tulee virheilmoitus.

Kohtaan ”What for (optional)” kirjoitat, mihin aika käytettiin. Teksti kulkee vientiin eikä näy tiketin historiassa.

Useampi agentti kirjaa aikaa samaan tikettiin. Jokaisessa merkinnässä on sen päivä, huomautus ja työn tehneen henkilön nimi.

Aika kirjataan päivälle, ei kellonajalle. Syötössä on tätä varten päivämääräkenttä, joka alkaa tästä päivästä; eilisen täydentämiseksi valitset siinä edellisen päivän. Tulevaa päivää ei hyväksytä. Kellonaika väittäisi tarkkuutta, jota syötössä ei ole.

Pitkiä työrupeamia varten tiketissä on sekuntikello: ”Start timer” käynnistää sen, ”Pause” pysäyttää sen.

Sekuntikello ei koskaan luo merkintää itse. Se ehdottaa kulunutta aikaa, eikä mitään tallenneta ennen kuin painat painiketta ”Log …”, joka nimeää ajan. Kirjataan aika, joka on todella kulunut.

Se korvaa päässälaskun, ei tietoa. Ilman sitä toiminto on täydellinen, koska arvon kirjoittaminen on varsinainen reitti.

Toisen tiketin avaaminen keskeyttää käynnissä olevan sekuntikellon, ja uusi tiketti kertoo, mihin tikettiin se on kiinnitetty. Jos toisessa tiketissä odottaa vielä kirjaamatonta aikaa ja käynnistät sekuntikellon täällä, sovellus kysyy ensin. Kysymys ”Start timer” tarjoaa vaihtoehdot ”Log …” toisen tiketin ajalle, ”Discard” ja ”Cancel”. Se ilmestyy, kun aikaa on kulunut vähintään minuutti.

Piilotettu ikkuna ei ole tauko. Sekuntikello käy edelleen, jos vain klikkaat muualle.

Yön yli käymään jäänyttä sekuntikelloa vastaan on enimmäiskesto. Arvo katkaistaan, ei koskaan hylätä, ja agentille kerrotaan siitä.

Sekuntikello on tehdasasetuksena pois päältä. Löydät sen asetuksista kohdasta ”Stopwatch on the ticket”.

Jokaisessa merkinnässä on kytkin ”Billable”. Aika kirjataan kerran, ja kytkin ratkaisee, meneekö se laskulle.

Siksi tiketissä voi näkyä kaksi summaa: vasemmalla kaikki kirjattu, oikealla laskutettava summa. Toinen summa näkyy vain, kun se poikkeaa ensimmäisestä.

Hyvitykselle ei ole omaa lajia. Hyvitystä, takuutyötä ja sisäistä korjaustyötä kutsutaan joka yrityksessä eri nimillä, ja järjestelmä tuntee vain sen yhden eron, josta raha riippuu.

Näin kirjaat hyvityksen: syötä aika tavalliseen tapaan, kytke ”Billable” pois ja kirjoita syy huomautukseen.

Merkinnässä lukee sen jälkeen näkyvästi ”not billable”. Minuutit pysyvät kirjatussa summassa, koska työ kuitenkin tehtiin.

Se, joka ei kirjaa aikaa lainkaan, menettää juuri sen luvun, joka myöhemmin selittää, miksi asiakkaalta laskutettiin niin vähän.

Jos suurin osa työstäsi ei ole laskutettavaa, käännä oletus toisin päin kytkimellä ”New entries are billable by default”.

Tehdasasetuksena kaikki laskutetaan minuutilleen. Se, joka laskuttaa vartteina, asettaa kaksi arvoa.

”Rounding increment (minutes)” on askel. Jokainen merkintä pyöristetään ylöspäin seuraavaan monikertaan.

”Minimum per entry (minutes)” on lattia. Jokainen merkintä laskutetaan vähintään tällä arvolla.

Ne vaikuttavat peräkkäin: ensin lattia, sitten askel. Kun lattia on 20 ja askel 15, viidestä minuutista tulee kolmekymmentä, koska tuloksen on täytettävä molemmat.

Kahden kentän alla on esimerkkilause omilla arvoillasi. Se on laskettu, ei väitetty.

Pyöristys koskee aina vain laskutettavaa arvoa ja aina vain merkintää kohden — ei koskaan summaa. Kaksi pientä merkintää pyöristetään siis kahdesti ylöspäin.

Kirjattu aika pysyy koskemattomana. Pyöristyksen muuttaminen myöhemmin ei väärennä mitään vanhaa tietoa, koska arvo lasketaan näyttöhetkellä.

Näet merkinnästä molemmat: siellä, missä pyöristys muuttaa arvoa, tulos on sen vieressä suluissa.

Palveluntarjoaja ei usein halua sulkea yhtään tikettiä ilman kirjattua aikaa. Sitä varten on kytkin.

Se on nimeltään ”Require a time entry before resolving or closing” ja on tehdasasetuksena pois päältä.

Se pätee vain, kun ihminen muuttaa tilaa, ja vain niihin, jotka saavat kirjata aikaa. Se pätee myös, kun vastauspohja asettaa tilan yksittäiseen tikettiin. Agentti ilman merkintää saa viestin ja tiketti pysyy auki.

Automaattista sulkemista, yhdistämistä ja massatoimintoja ei koskaan estetä. Muuten syntyisi tikettejä, joita kukaan ei voi enää sulkea.

Tämä on koko toiminnon vaarallisin kytkin. Kytke se päälle vasta, kun tiimisi todella kirjaa ajan joka kerta.

Tikettilista saa sarakkeen ”Time”, joka näyttää, kuinka paljon tapaukseen on jo kirjattu.

Sitä ei kytketä päälle. Se ilmestyy heti, kun työajanseuranta on päällä. Vain agentit ja ylläpitäjät näkevät sen. Voit poistaa sen listastasi kohdasta ”Columns”.

Kapeissa ikkunoissa se on ensimmäisiä, jotka jäävät taas pois. Lista säilyttää silloin ne sarakkeet, joita ilman tikettiä ei löydä.

Aika, joka on vain yhdessä tiketissä, ei ole laskun peruste. Siksi raporttisivulla on kortti ”Time spent”. Vain ne, joilla on oikeus ”Time tracking: see the report”, näkevät kortin.

Ylhäällä on neljä lukua: kirjattu, laskutettava, merkintöjen määrä ja niiden tikettien määrä, joissa on ylipäätään aikaa.

Viimeinen luku on tärkein heti summan jälkeen. Neljäkymmentä tuntia kolmessa tiketissä viidestäsadasta ei ole arviointi — se on kolme agenttia, jotka ainoina kirjaavat.

Sen alla tulevat erittelyt: ilmoittajan, tiimin, luokan ja päivän mukaan.

Lisäksi tulee yksi taulukko mukautettua kenttää kohden. Se on tie yritys- tai kustannuspaikkakohtaiseen laskutukseen: luot mukautetun kentän, täytät sen tiketissä, ja raportti ryhmittelee sen mukaan.

Sivun yläosan jakso koskee sitä päivää, jolloin työ tehtiin. Kesäkuisen tiketin heinäkuinen työ on siis heinäkuun raportissa.

Vientipainikkeiden alla oleva huomautus ansaitsee tulla otetuksi vakavasti: luvut tulevat ihmisten tekemistä merkinnöistä ja sinun pyöristyssäännöistäsi. Ne ovat työpohja, eivät tarkastettu lasku.

Kortin alla on kolme painiketta. Ne toimittavat yksittäiset merkinnät, eivät sivun summia. Ne sisältävät täsmälleen ne merkinnät, jotka vastaavat suodattimiasi.

Kyse on kahdesta vastaanottajasta, ei kolmesta tiedostomuodosta. ”Export entries (CSV)” ja ”Export entries (Excel)” menevät kirjanpitoon: molemmat ovat täydellisiä eikä niitä koskaan katkaista.

”Export entries (PDF)” on asiakirja ihmiselle. Se menee asiakkaalle laskun liitteenä. PDF:ssä ei ole saraketta huomautukselle.

PDF on rajattu 20 000 merkintään, ja asiakirja sanoo sen itse. Kukaan ei kuitenkaan lue laskua, jossa on tätä enemmän rivejä.

Kaikki kolme tiedostoa rakennetaan samasta lähteestä: suodattimet, pyöristys, sarakkeet ja luvut ovat olemassa kerran, joten nuo kolme eivät voi ajautua erilleen.

Merkinnällä, joka ei ole laskutettava, on laskutussarakkeessa tyhjä solu, ei nollaa. Nolla laskettaisiin pivot-taulukossa yhteen.

Jos työajanseurannan ”Per-agent evaluation” on pois päältä, sarake ”Agent” puuttuu kaikista kolmesta tiedostosta. Jos lisenssisi putoaa takaisin Basiciin, olemassa olevat merkinnät pysyvät luettavina ja vietävinä.

Asiakas ei näe koskaan aikamerkintöjä, ei edes omassa tiketissään.

Tämä ei ole asetus vaan lukko palvelimessa. Ei ole kytkintä, joka avaisi sen.

Syy on merkinnöissä itsessään: huomautukset kirjoitetaan tiimille. Ne kertovat, mikä meni pieleen ja kuinka kauan syyn etsiminen kesti.

Muut vastaavat järjestelmät tekevät samoin. Siellä, missä aika tavoittaa asiakkaan, se tavoittaa hänet asiakirjana.

Sitä varten PDF-vienti on: se lähtee laskun mukana eikä asiakasportaalin tikettiin.

Raportti voi lisäksi näyttää, kuka kirjasi kuinka paljon. Tehdasasetuksena se ei näytä.

Henkilökohtainen aika on suoritustietoa, ja monessa yrityksessä henkilöstön edustajilla on siihen sananvaltaa.

Kytkin on nimeltään ”Per-agent evaluation” ja on asetuksissa.

Sen ollessa pois palvelin ei edes toimita lukuja. Taulukkoa ei ole piilotettu — sitä ei ole olemassa.

Tuolla erolla on merkitystä. Lukko, jonka vain näkymä tuntee, ei ole lukko.