Tiimit ja käyttäjät

Tiimi on vastuualue, ei kansio. Sillä on omat luokkansa, omat määräaikansa ja omat jäsenensä. Asiakas näkee niistä täsmälleen yhden. Kaikki muu tiivistyy siihen, kenellä on mikäkin tunnus ja mitä sillä tunnuksella saa tehdä.

1

Luo ja määritä tiimejä

Tiimit ovat kohdassa ”Settings → Teams”. Lista on vasemmalla, klikkaamasi tiimin asetukset oikealla. Nimen perässä oleva luku on jäsenten määrä.

Uusi tiimi saa nimensä kenttään ”Team name”. Sen alla ”Copy categories from” antaa valita olemassa olevan tiimin, jolloin uusi tiimi aloittaa samoilla pää- ja alaluokilla. ”Create team” luo sen.

Ensimmäinen tiimi on se tiimi, jonka asiakkaasi näkevät. Jokainen seuraava tiimi on erikoistiimi sen takana. Ilmoittajalta on liikaa vaadittu, että hän valitsisi itse oikean osaston: hän jättää asian ensimmäiselle tiimille, ja siitä se siirtyy eteenpäin.

Voit muuttaa tätä milloin tahansa. Kortti ”Customer permissions” päättää tiimikohtaisesti, mitä asiakkaat saavat siellä tehdä. Siinä on kaksi kytkintä: ”Can create new tickets and see their own tickets” ja ”Can see their own tickets of this team in the dashboard and in reports”. Heti kun jompikumpi on päällä, asiakkaat näkevät tiimin. Vain kun molemmat ovat pois päältä, tiimi ei näy asiakkaalle lainkaan.

Kortti ”Agent Permissions” koskee tämän tiimin agentteja. Siinä on kolme kytkintä: tikettien hallinta, luokkien hallinta ja tämän tiimin raporttien näkeminen. Ilman ensimmäistä agentti ei voi luoda, muokata eikä kommentoida tämän tiimin tikettejä eikä ladata liitteitä. Ilman toista tiimin luokkien kohta katoaa hänen sivupalkistaan. Ilman kolmatta raportit jättävät tämän tiimin pois. Jokainen muutos kirjataan tiimin lokiin ”Audit log”.

Kortti ”Agents” sisältää jäsenet. Otsikosta huolimatta siellä ovat myös tiimin asiakkaat. Sen yläpuolella oleva valitsin ja ”Add Agent” lisäävät jonkun, ”Remove” poistaa. Lisätyn tai poistetun on kirjauduttava kerran ulos ja takaisin sisään.

”Default e-mail language” on kieli, jolla tämä tiimi kirjoittaa. Se pätee, kun postisääntö valitsee ”Team default language”.

Kytkin ”Active” poistaa tiimin käytöstä. Se katoaa sivupalkista ja jokaisesta valitsimesta. Sitä ei silti poisteta.

”Delete” poistaa tiimin vain, jos yksikään tiketti ei ole enää auki. Muuten järjestelmä nimeää syyn eikä tee mitään.

Kortti ”Audit log” kirjaa jokaisen tiimiin tehdyn muutoksen nimineen ja aikoineen.

Basicissa on yksi tiimi. Professionalissa ei ole rajaa.

Sivu ”Teams”, jossa vasemmalla molempien tiimien lista ja oikealla Helpdesk-tiimin asetukset.
Punaiset kehykset ovat kahden tiimin ympärillä. Toisen klikkaaminen muuttaa sen, mitä oikealla lukee. Reunassa oleva luku on jäsenmäärä.Avaa kuva täysikokoisena
Kenttä ”Team name”, johon on kirjoitettu nimi, sen alla ”Copy categories from” ja painike ”Create team”.
Kirjoita nimi, ota halutessasi olemassa olevan tiimin luokat käyttöön ja klikkaa sitten ”Create team”.Avaa kuva täysikokoisena
Kortit ”Customer permissions” ja ”Agent Permissions” kytkimineen.
Punaiset kehykset ovat kahden otsikon ympärillä. Nämä kytkimet koskevat vain tätä yhtä tiimiä.Avaa kuva täysikokoisena
Kortti ”Agents” valitsimineen, painikkeineen ”Add Agent” ja alla olevine jäsenineen.
Punainen kehys on painikkeessa ”Add Agent”. Kunkin nimen vieressä oleva merkintä on rooli, ja kortissa ovat myös tiimin asiakkaat.Avaa kuva täysikokoisena
Kortti ”Audit log” merkintöineen, kussakin muutos, nimi ja aika.
Punainen kehys on otsikon ympärillä. Jokainen rivi nimeää muutoksen, tekijän ja ajankohdan.Avaa kuva täysikokoisena
2

Luo ylläpitäjiä ja agentteja

Käyttäjätunnukset ovat kohdassa ”User management”. Lista näyttää nimen ja kirjautumistunnuksen, sähköpostiosoitteen, tiimin ja sen alla osaston sekä roolin.

”New user” avaa lomakkeen. Etunimi, sukunimi, kirjautumistunnus ja sähköpostiosoite ovat pakollisia. Niiden lisäksi tulee salasana. Professionalissa voit sen sijaan laittaa rastin kohtaan ”Send login details by e-mail”.

Tuolla rastilla et aseta salasanaa. Uusi käyttäjä saa viestin, jossa on hänen kirjautumistunnuksensa ja aikarajoitettu linkki, ja asettaa oman salasanansa. Järjestelmä ei koskaan lähetä salasanoja.

Rooli ratkaisee kaiken muun. ”Admin” ja ”Agent” ovat molemmat henkilökuntaa ja kuluttavat samaa kiintiötä. Ylläpitäjä saa oletuksena tehdä enemmän. Lähes jokaista yksittäistä oikeutta voi muuttaa; poikkeukset ovat kortissa ”Roolit ja oikeuksien periaate”. Vain ylläpitäjä voi antaa tai ottaa pois roolin ”Admin”. Se koskee myös hänen omaa tunnustaan. ”Edit user” muuttaa vain lomakkeessa näkyvää tiimiä. Tiimit, joihin henkilö lisättiin painikkeella ”Add Agent”, pysyvät ennallaan.

Basicin mukana tulee kaksi henkilökuntapaikkaa. Miten ne jaat, on sinun päätettävissäsi: yksi ylläpitäjä ja yksi agentti tai kaksi ylläpitäjää. Asiakkaat eivät kuluta paikkoja, heitä on molemmissa tuoteversioissa rajattomasti.

Kun joku lähtee, klikkaa hänen riviltään arkistokuvaketta. Tunnus lukitaan, joten hän ei voi enää kirjautua sisään.

Lukittu tunnus siirtyy näkymään ”Archived” ja saa siellä merkinnän ”locked”. Se ei enää näy näkymässä ”Active”.

Lukittu tunnus ei enää vie henkilökuntapaikkaa, eikä se näy missään ”Assign to” -valitsimessa. Jo osoitetut tiketit säilyttävät käsittelijänsä ja hänen nimensä.

Näkymässä ”Archived” sama painike on nimeltään ”Restore” ja vapauttaa tunnuksen jälleen. Basicissa siihen tarvitaan taas vapaa paikka.

Avainkuvake nollaa salasanan. Yliviivattu kilpi nollaa kaksivaiheisen kirjautumisen. Uusi salasana näytetään silloin kerran ruudulla. Sitä ei lähetetä minnekään.

Salasanan tai kaksivaiheisen kirjautumisen nollaaminen poistaa vain epäonnistuneiden yritysten jälkeisen lyhyen lukituksen. Arkistoitu tunnus pysyy lukittuna. Se ei saa kutsua eikä nollausviestiä, ja vain ”Restore” tuo sen takaisin.

Arkistoinnin voi perua milloin tahansa. Jos joku on lähtenyt lopullisesti, poista lisäksi tunnus roskakorikuvakkeella ”Delete account”. Aika automaattiseen anonymisointiin alkaa kulua vasta poistosta.

Lisää tästä kortissa: Henkilöiden anonymisointi

Sivu ”User management”, jossa ovat kaikki tunnukset, niiden roolit ja kunkin rivin toiminnot.
Punaiset kehykset ovat painikkeessa ”New user” ja avointen ja lukittujen tunnusten välisessä vaihdossa. Painike kertoo, kumpi näkymä on auki.Avaa kuva täysikokoisena
Ikkuna ”Create new user”, jossa nimet, käyttäjänimi ja sähköposti on täytetty ja jossa ovat valitsimet tiimille, osastolle, tehtävänimikkeelle, toimipisteelle ja roolille.
Punaiset kehykset ovat roolin ja kutsun ympärillä. Rooli on ainoa valitsin, joka on pakko täyttää.Avaa kuva täysikokoisena
Sama ikkuna rasti asetettuna: salasanakenttä on poissa käytöstä ja kertoo, että käyttäjä asettaa sen linkin kautta.
Rastin myötä salasanakentän tähti katoaa. Kenttä itse kertoo, kuka salasanan asettaa.Avaa kuva täysikokoisena
Näkymä ”Archived”, jossa on lukittu tunnus, merkintä ”locked” ja palautuskuvake rivin lopussa.
Punaiset kehykset ovat merkinnän ja paluutien ympärillä. Molemmat ovat olemassa vain tässä näkymässä.Avaa kuva täysikokoisena
3

Asiakkaat: ilmoittavien ihmisten tunnukset

Asiakkaita on rajattomasti sekä Basicissa että Professionalissa. He eivät vie henkilökuntapaikkaa.

Asiakastunnus syntyy kolmella tavalla. Luot sen itse kohdassa ”User management”; Professionalissa voit samalla kutsua henkilön postitse. Toinen tapa on itserekisteröityminen. Kolmas on ensimmäinen kirjautuminen SSO:n tai hakemiston kautta, joka luo tunnuksen itsestään.

Sen kytkin on kohdassa ”Settings → Security” kortissa ”Self-registration”. Se on oletuksena pois päältä. Päälle kytkettynä kirjautumissivulle ilmestyy linkki ”Register”.

Itse rekisteröityvä saa aina roolin ”Customer”. Muuta roolia ei tätä reittiä voi jakaa.

Professionalissa itse rekisteröitynyt asiakas saa tervetuloviestin jälkeen toisen viestin. Sen linkillä hän vahvistaa osoitteensa. Siihen asti hänen tunnuksessaan on listassa merkintä ”not confirmed”.

Voit myös vahvistaa osoitteen itse. Basicissa se on ainoa tapa, koska Basic ei lähetä postia. Tunnuksen rivillä näkyy silloin painike, jossa on kirjekuorikuvake: ”Mark email as confirmed”. Tee se vain, jos tiedät osoitteen kuuluvan henkilölle.

Sisäisessä helpdeskissä kytkin kannattaa jättää rauhaan. Muuten kuka tahansa osoitteen tunteva luo itselleen tunnuksen.

Asiakas näkee vain omat tapauksensa. Ne ovat tiketit, jotka hän on itse luonut. Lisäksi hän näkee tiketit, jotka agentti tai sähköpostiviesti on luonut hänen vahvistettuun osoitteeseensa. Tiketti, jonka toinen asiakas luo hänen osoitteellaan, pysyy häneltä piilossa. Jos kahdella tunnuksella on sama osoite, molemmat näkevät nämä tiketit.

Jos hänen osoitettaan ei ole vielä vahvistettu, hänen tikettilistansa yläpuolella on ilmoitus. Painikkeella ”Send confirmation email” hän pyytää linkin uudelleen. Ilmoitus näkyy vain, jos järjestelmä voi lähettää postia.

Hänen sivupalkkinsa on lyhyt: hänen tikettinsä, uusi tiketti, tietopankki. Asetuksia hän ei näe koskaan. Jos tiimin kytkin ”Can see their own tickets of this team in the dashboard and in reports” on päällä, hänen sivupalkissaan on myös koontinäyttö ja raportit.

Se, mitä hän saa tiimissä tehdä, asetetaan tiimissä. Vain kun molemmat asiakaskytkimet ovat pois päältä, sitä tiimiä ei ole hänelle olemassa.

Kortti ”Self-registration” kytkimineen ja sen alla olevine huomautuksineen.
Punainen kehys on kytkimen ympärillä. Sen vieressä oleva teksti kertoo, mitä se tekee ja mitä tapahtuu ilman postin lähetystä.Avaa kuva täysikokoisena
Sama järjestelmä asiakkaana kirjautuneena: lyhyt sivupalkki ja tikettilista, jossa ovat vain hänen omat tapauksensa.
Sarakkeessa ”User” on joka rivillä sama nimi. Asiakas ei näe mitään, mikä ei ole hänen, ja asetukset puuttuvat sivupalkista.Avaa kuva täysikokoisena
4

Tietojen vienti yhdestä henkilöstä

Ennen kuin aloitat: Tarvitset oikeuden ”Data export (data subject request)”. Oletusasetuksena se on vain ylläpitäjillä.

Henkilö voi kysyä sinulta, mitä tietoja säilytät hänestä. Tietojen vienti kokoaa ne kaikki yhteen ZIP-tiedostoon.

Aloitat sen kohdassa ”User management”. Jokaisella rivillä on tiedostokuvake, jossa on nuoli, ja vihje ”Export personal data”. Se avaa kyseisen tunnuksen viennin.

Joillakin henkilöillä ei ole tunnusta. He ovat vain kirjoittaneet sinulle, tai agentti on luonut tiketin heidän osoitteellaan. Heitä varten sivun yläosassa on ”Export by e-mail address”. Kirjoita osoite sinne ja klikkaa ”Search”. Haku toimii tunnuksella tai osoitteella, ei koskaan nimellä.

Haku osoitteella löytää vähemmän kuin haku tunnuksella. Se löytää vain kohdat, joissa itse osoite on tallennettuna, esimerkiksi tiketin pyytäjänä tai sähköpostin lähettäjänä. Haku tunnuksella löytää lisäksi kaiken, mikä on liitetty tunnukseen. Jos osoite kuuluu tunnukselle, ikkuna kertoo sen ja tarjoaa vaihtoehdon ”Use this account”. Sen jälkeen ikkuna näyttää henkilön nimen ja tunnuksen sähköpostiosoitteen.

Ennen kuin lataat mitään, ikkuna näyttää, mitä se löysi, laskettuna alueittain. Alueita ovat esimerkiksi tiketit, aikamerkinnät, tyytyväisyyskyselyt ja tietoturvaloki. Jos se ei löydä mitään, siinä lukee ”No data found for this person.” eikä latausta tarjota. Jos osoite kuuluu tunnukselle eikä sillä ole omia löytöjä, ikkuna ei näytä löytöjä eikä tarjoa latausta. Se näyttää ruudun, jossa on ”Use this account”. Ylläpitäjät näkevät sen alla lisäksi alueen ”Anonymize”. Sen selittää kortti ”Henkilöiden anonymisointi”.

”Download” luo ZIP-tiedoston. Siinä on yksi JSON-tiedosto aluetta kohden, jotta tiedot ovat koneellisesti luettavissa. Mukana tulevat kaikkien löydettyjen liitteiden tiedostot. ”overview.html” näyttää tärkeimmän sisällön luettavassa muodossa. Siinä jokaisen tiketin kohdalla kerrotaan, miksi se on mukana (”Why this ticket is included”). ”README.txt” on kirjoitettu henkilölle ja selittää, mitä tiedosto sisältää.

Tiketti, joka koskee henkilöä, tulee mukaan kokonaisena. Siihen kuuluvat myös muiden henkilöiden kommentit ja muutokset. Myös sisäiset muistiinpanot ovat mukana, ja ne on merkitty sisäisiksi. Jos henkilö on vastannut sähköpostilla toisen henkilön tikettiin, tiketissä on merkintä ”Replied by e-mail to someone else’s ticket”. Mukaan tulee myös tiketti, johon henkilö teki viimeisimmän muutoksen. Sen rivillä ”Why this ticket is included” lukee silloin ”Last person to change the ticket”.

Tarkista siksi vienti, ennen kuin luovutat sen. Peitä muiden henkilöiden tiedot, missä se on tarpeen. Ikkuna muistuttaa sinua tästä. ”README.txt” ei sisällä tätä huomautusta, koska se menee henkilölle.

Arkistoon siirrettyjä tikettejä ei haeta. Tarkista arkistosi erikseen. Ikkuna muistuttaa sinua myös tästä.

Salasanat ja kaksivaiheisen kirjautumisen avaimet eivät kuulu vientiin.

Jokainen lataus kirjataan: kuka sen aloitti, kenestä henkilöstä ja milloin. Kirjaus ei sisällä mitään viennin sisällöstä. Sitä edeltävää hakua ei kirjata.

Agentti, joka saa oikeuden, tarvitsee lisäksi oikeuden ”Users: manage accounts”. Muuten hän ei pääse sivulle ”User management”. Oikeutta ei voi koskaan antaa roolille ”Customer”.

Alue ”Survey consents and unsubscribes” sisältää jokaisen tyytyväisyyskyselyn suostumuksen ja tilauksen peruutuksen päivämäärän, kanavan ja tiketin kanssa. ”overview.html” näyttää koko historian omassa osiossaan. Jos henkilö anonymisoitiin tilauksen peruutuksen jälkeen, viennissä hänen osoitteellaan löytyy jäljellä oleva tilauksen peruutus. Sarakkeessa ”E-mail address” lukee silloin ”Anonymized (address removed)”.

Lisää tästä kortissa: Henkilöiden anonymisointi

Sivu ”User management”, jonka yläosassa on painike ”Export by e-mail address” ja jokaisella rivillä tiedostokuvake nuolella.
Punaiset kehykset ovat kohdissa ”Export by e-mail address” ja Julia Beckerin rivin kuvakkeessa. Molemmat avaavat saman ikkunan.Avaa kuva täysikokoisena
Ikkuna ”Export personal data” Julia Beckerille: nimen alla hänen sähköpostiosoitteensa, löydöt alueittain, kaksi huomautusta tarkistuksesta ja arkistoista, alue ”Anonymize” sekä painike ”Download”.
Punaiset kehykset ovat löytöjen luettelossa ja kohdassa ”Download”. Luettelo mainitsee vain alueet, joista löytyi jotain.Avaa kuva täysikokoisena
Sama ikkuna osoitteella haun jälkeen: se nimeää tunnuksen, jolle osoite kuuluu, ja tarjoaa vaihtoehdon ”Use this account”.
Punainen kehys on kohdassa ”Use this account”. Pelkällä osoitteella haku ei löydä tässä mitään. Siksi ikkuna ei näytä löytöjä eikä painiketta ”Download”. Tunnuksen vienti löytää Julia Beckerin tiketit. Alla olevan alueen ”Anonymize” näkevät vain ylläpitäjät.Avaa kuva täysikokoisena
5

Henkilöiden anonymisointi

Ennen kuin aloitat: Vain ylläpitäjä voi anonymisoida henkilön. Anonymisointia ei voi perua.

Kaikki tiedot eivät saa jäädä ikuisiksi ajoiksi. Kun joku lähtee yrityksestäsi tai henkilö pyytää poistamaan tietonsa, anonymisoit hänet. Nimi ja sähköpostiosoite korvataan silloin paikkamerkillä, kuten ”Anonymized user 3”. Tiketit säilyvät. Raportit, määräajat, aikamerkinnät ja tyytyväisyysluvut lasketaan edelleen.

Jokainen henkilö saa oman numeronsa. Kaksi merkintää, joilla on sama numero, ovat samalta henkilöltä. Sähköpostiosoitteeksi tulee ”anonymized-3@anonymized.invalid”. Sellaiseen osoitteeseen ei voi toimittaa postia, joten järjestelmä ohittaa sen lähetyksessä. Paikkamerkki tallennetaan englanniksi ja pysyy englanninkielisenä kaikilla kielillä.

Tapoja on kaksi. Automaattinen tapa anonymisoi poistetut tunnukset tietyn kuukausimäärän jälkeen. Välitön tapa anonymisoi yhden henkilön heti, esimerkiksi poistopyynnön jälkeen.

Automaattinen tapa löytyy kohdasta ”Settings → Security” kortilta ”Data protection”. Kytkin ”Anonymize deleted users automatically” on oletuksena pois päältä. Kohdan ”after” viereen kirjoitat kuukausien määrän. Sallittu on 1–120, oletus on 36. ”Save” tallentaa muutetun määrän.

Aika lasketaan päivästä, jona tunnus poistettiin. Järjestelmä tarkistaa kymmenen minuutin välein, onko ajo vuorossa. Se ajetaan kerran päivässä, ensimmäisellä tarkistuksella kello 03:00 jälkeen kohdassa ”Settings → General Settings” asetetulla aikavyöhykkeellä. Jokainen poistettu tunnus, jonka aika on kulunut umpeen, anonymisoidaan tuossa ajossa.

Kun kytket kytkimen päälle, avautuu ensin ikkuna. Se luettelee poistetut käyttäjät, jotka seuraava ajo anonymisoi, kunkin poistopäivän kanssa. Kirjoita kenttään ANONYMIZE ja klikkaa ”Confirm”. Vasta silloin kytkin on päällä. Jos kello on tuolla aikavyöhykkeellä jo yli 03:00, ensimmäinen ajo seuraa noin kymmenen minuutin kuluessa.

Sama ikkuna avautuu, kun lyhennät kuukausien määrää kytkimen ollessa päällä. Pois kytkeminen ei vaadi vahvistusta.

Aika alkaa vasta, kun tunnus poistetaan. Arkistointi ei riitä. Arkistoitu tunnus on vain lukittu, ja se voi palata milloin tahansa, esimerkiksi vanhempainvapaan jälkeen. Poista tunnus klikkaamalla sen rivillä kohdassa ”User management” roskakorikuvaketta ”Delete account”.

Ikkuna kertoo etukäteen, mitä seuraa. Jos automaattinen anonymisointi on päällä, se mainitsee kuukausien määrän. Poistettu tunnus näkyy näkymässä ”Archived” merkinnällä ”Deleted”. Kuvake ”Restore account” palauttaa sen. Ylläpitäjille ja agenteille Basic tarvitsee siihen vapaan paikan. Jos tunnus poistetaan myöhemmin uudelleen, aika alkaa alusta.

Omassa tunnuksessasi ei ole roskakorikuvaketta. Ylläpitäjän tunnuksen voi poistaa tai arkistoida vain ylläpitäjä. Viimeistä aktiivista ylläpitäjää ei voi poistaa eikä arkistoida.

Kun joku on lähtenyt lopullisesti, poista siis tunnus äläkä vain arkistoi sitä. Tunnus, joka on ollut arkistoituna yli vuoden, näyttää rivillään kalenterikuvakkeen. Sen työkaluvihje muistuttaa poistamaan tunnuksen.

Välitön tapa on tietojen viennin ikkunassa, alueella ”Anonymize” löytöjen alla. Avaat ikkunan tunnuksen riviltä tai kohdasta ”Export by e-mail address”, jos henkilöllä ei ole tunnusta.

Jos osoite kuuluu tunnukselle, klikkaa ensin ”Use this account”. Vain silloin itse tunnus anonymisoidaan. Pelkällä osoitteella tehty ajo korvaa osoitteen siellä, minne se on tallennettu, ja jättää tunnuksen ennalleen.

Kirjoita kenttään ANONYMIZE ja klikkaa ”Anonymize”. Aktiivinen tunnus poistetaan ensin ja anonymisoidaan sitten. Omaa tunnustasi ei voi anonymisoida. Ei myöskään viimeistä aktiivista ylläpitäjää.

Sen jälkeen rivillä on merkintä ”Anonymized”. Sellaista tunnusta ei voi enää muokata, palauttaa eikä aktivoida uudelleen. Vain tietojen vienti jää jäljelle. Voit ajaa anonymisoinnin uudelleen. Numero pysyy samana, ja myös sen jälkeen palautetut tiedot tulevat mukaan.

Valintaruutu ”Also clear the content of tickets this person requested” menee pidemmälle. Suluissa oleva luku on näiden tikettien määrä. Niiden tekstit tyhjennetään ja liitteet poistetaan. Muiden tiketit, joihin henkilö vain vastasi, ainoastaan anonymisoidaan.

Tarkista ensin säilytysvelvollisuutesi. Saksassa esimerkiksi liikekirjeet on säilytettävä kuusi vuotta. Ikkuna muistuttaa siitä. Automaattinen tapa vain anonymisoi. Se ei koskaan tyhjennä sisältöä.

Jos tiedostoa ei voitu poistaa palvelimelta, ikkuna kertoo, kuinka monta. Ajo lasketaan silti valmiiksi. Järjestelmä ei yritä uudelleen itsestään.

Jokainen ajo kirjataan ajankohdan, paikkamerkin numeron ja muutosten kanssa. Välittömässä tavassa kirjaus kertoo myös, kuka ajon käynnisti. Siinä ei ole henkilön nimeä eikä sähköpostiosoitetta.

Anonymisointi vaatii oikeuden ”Anonymize people”. Oletuksena se on vain ylläpitäjillä. Vain ylläpitäjä voi käyttää sitä. Sitä ei voi koskaan antaa roolille ”Customer”. Tietojen viennin ikkuna vaatii lisäksi oikeuden ”Data export (data subject request)”.

Lisää tästä kortissa: Tietojen vienti yhdestä henkilöstä, Säilytysajat

Kortti ”Data protection”, jossa kytkin on pois päältä, kuukausien kenttä, ”Save” ja linkki ”Download list of anonymizations”.
Punaiset kehykset ovat kytkimen ja kuukausien määrän päällä. Kytkin on pois päältä, kuten jokaisen päivityksen jälkeen.Avaa kuva täysikokoisena
Ikkuna ”Who will be anonymized”, jossa on yksi poistettu käyttäjä ja poistopäivä, alla kenttä, jossa on ANONYMIZE, ja painike ”Confirm”.
Punaiset kehykset ovat luettelon ja painikkeen ”Confirm” päällä. Oliver Grant poistettiin yli 36 kuukautta sitten. Ensimmäinen ajo anonymisoisi hänet.Avaa kuva täysikokoisena
Ikkuna ”Delete account” Amir Khanille. Teksti kertoo, mitä seuraa, ja 36 kuukautta anonymisointiin.
Punainen kehys on painikkeen ”Delete account” päällä. Automaattinen anonymisointi on tässä päällä. Siksi ikkuna mainitsee kuukausien määrän.Avaa kuva täysikokoisena
Näkymä ”Archived”, jossa on Oliver Grantin poistettu tunnus, merkintä ”Deleted” ja kuvake sen palauttamiseen.
Punaiset kehykset ovat merkinnän ”Deleted” ja kuvakkeen ”Restore account” päällä. Anonymisointiin asti tunnuksen voi palauttaa.Avaa kuva täysikokoisena
Ikkuna ”Export personal data” Tomas Novakille. Löytöjen alla on alue ”Anonymize”, jossa valintaruutu on valittuna, ANONYMIZE kirjoitettuna ja painike ”Anonymize”.
Punaiset kehykset ovat valintaruudun ja painikkeen ”Anonymize” päällä. Tomas Novak on pyytänyt neljä tikettiä. Myös niiden sisältö tyhjennettäisiin.Avaa kuva täysikokoisena
Alue ”Anonymize” ajon jälkeen: ylhäällä ”Already anonymized as Anonymized user 2”, alhaalla ilmoitus ”Done”.
Punainen kehys on ilmoituksen päällä, jossa on paikkamerkin numero. Alue sallii uuden ajon.Avaa kuva täysikokoisena
Näkymä ”Archived”, jossa on anonymisoituja tunnuksia. Jokaisella rivillä on paikkamerkkinimi, paikkamerkkiosoite ja merkintä ”Anonymized”.
Punainen kehys on merkinnän ”Anonymized” päällä. Anonymisoidulla tunnuksella ei ole enää muuta toimintoa kuin tietojen vienti.Avaa kuva täysikokoisena

Tunnus

Seuraavat taulukot nimeävät jokaisen paikan, johon järjestelmä tallentaa henkilön, ja mitä anonymisointi siellä tekee. Voit käyttää niitä kuvataksesi, miten yrityksesi poistaa henkilötietoja.

TietoMitä tapahtuu
Etunimi ja sukunimi”Anonymized user” ja numero
Sähköpostiosoite ja kirjautumisnimipaikkamerkkiosoite
Puhelinnumeropoistetaan
Osasto, tehtävä ja toimipaikkapoistetaan
Kieli, vaalea tai tumma ulkoasu, tavoitettavuuspalautetaan oletusarvoon
Salasana ja aiempien salasanojen luettelopoistetaan
Kaksivaiheisen kirjautumisen avaimet ja yhteys kirjautumispalvelun tiliin (SSO)poistetaan
Kirjautumistapahtumat tietoturvalokissapoistetaan. Henkilön ylläpitotoimet tietoturvalokissa säilyvät. Nimi korvataan siellä paikkamerkillä.
Profiilikuvapoistetaan
Rooli ja tiimijäsenyydetpoistetaan. Käyttäjäluettelo näyttää sen jälkeen roolin ”Customer”.
Tikettiluettelon oma sarakevalintapoistetaan
Käynnissä oleva ajanseurannan sekuntikellopoistetaan
Itse tunnussäilyy, poistettuna ja pysyvästi lukittuna. Tiketit, kommentit ja aikamerkinnät viittaavat siihen edelleen. Siksi raportit lasketaan edelleen.
Kyllä/ei-merkinnät vahvistetulle sähköpostiosoitteelle, vahvistetulle puhelinnumerolle ja kaksivaiheiselle kirjautumiselle, tikettiluettelon kyllä/ei-asetus, epäonnistuneiden yritysten laskuri, viimeisimmän salasanan vaihdon ja käytöstä poiston ajankohtasäilyvät. Niissä ei ole henkilön arvoja, vain kyllä tai ei, lukuja ja ajankohtia. Itse osoite, numero, salasana ja avaimet on korvattu tai poistettu.
Tiketin tieto siitä, kuka muutti sitä viimeksipoistetaan. Tiketti ei sen jälkeen nimeä ketään viimeisenä muuttajana.

Nimen kopiot

Joissakin paikoissa järjestelmä tallentaa nimen toiseen kertaan. Näin merkintä näyttää muutoksen jälkeenkin, kuka sen teki. Myös nämä kopiot korvataan.

PaikkaMitä tapahtuu
Kuka teki muutoksen tiketin historiaanpaikkamerkkinimi
Nimi aikamerkinnöissäpaikkamerkkinimi
Kuka muutti tietämyskannan artikkeliapaikkamerkkinimi
Merkinnät tiimin lokissa ”Audit log”, myös ”Added user …” ja ”Removed user …”paikkamerkkinimi
Pyytäjän nimi henkilön pyytämissä tiketeissäpaikkamerkkinimi. Pyytäjän puhelinnumero poistetaan.
Vanhat ja uudet arvot tiketin historiassa: pyytäjän nimi, osoite ja puhelinnumero, seuraajat, osoituspaikkamerkki tai poistetaan. Tämä koskee henkilön tikettejä ja tikettejä, joissa hän oli aiemmin pyytäjä.

Sähköpostiosoitteet

Kaikkialla, missä henkilön osoite on tallennettu omaksi kentäkseen, siitä tulee paikkamerkkiosoite. Isoilla ja pienillä kirjaimilla ei ole merkitystä.

PaikkaMitä tapahtuu
Pyytäjän osoite tiketeissäpaikkamerkkiosoite
Tyytyväisyyskyselyjen vastaanottajapaikkamerkkiosoite
Hyväksyjän osoite hyväksynnöissä ja tehtäviä sisältävissä pyynnöissäpaikkamerkkiosoite
Saapuvien sähköpostien lähettäjäpaikkamerkkiosoite
Kiinteä vastaanottajan osoite vastauspohjissapaikkamerkkiosoite
Sisäinen merkintä siitä, että sähköpostisääntö on jo käsitellyt viestinpaikkamerkkiosoite
Osoite aiempien tietojen vientien kirjauksessapaikkamerkkiosoite. Itse kirjaus säilyy todisteena. Myöhempi tietojen vienti tälle osoitteelle kirjaa myös vain paikkamerkin.
Ehdotukset pyytäjän tietoihin tiketin luomisen yhteydessäpoistetaan, jos niissä on osoite
Merkintä sähköpostien estolistallasäilyy. Muuten tämän osoitteen roskaposti pääsisi poiston jälkeen taas läpi.
Tyytyväisyyskyselyn suostumukset ja tilauksen peruutuksetpoistetaan. Jos viimeinen merkintä oli tilauksen peruutus, se jää yhdeksi merkinnäksi ilman osoitetta. Luettelo ”Survey consents and unsubscribes” näyttää sen merkinnällä ”anonymized”. Kunnes henkilö antaa suostumuksen uudelleen tai tilaa kyselyn uudelleen, osoitteeseen ei lähde kyselyä. Jos anonymisointiavainta ei enää voi lukea tai se hävitettiin, tällä merkinnällä ei ole enää vaikutusta.

Osoitteet tekstissä

Teksteissä anonymisointi korvaa vain henkilön sähköpostiosoitteet. Se tapahtuu henkilöä koskevissa tiketeissä. Ne ovat samat tiketit, jotka tietojen vienti löytää.

TekstiMitä tapahtuu
Tiketin kuvausosoitteet korvataan
Kommentit, myös saapuvien sähköpostien tekstiosoitteet korvataan
Saapuvien sähköpostien aiheosoitteet korvataan
Aikamerkintöjen muistiinpanotosoitteet korvataan
Tyytyväisyyskyselyn kommenttiosoitteet korvataan
Vanhat ja uudet arvot tiketin historiassaosoitteet korvataan
Tietämyskannan artikkelien otsikko ja teksti, myös niiden historiassaosoitteet korvataan, kaikissa artikkeleissa

Pyydettyjen tikettien sisällön tyhjentäminen

Valintaruudulla ”Also clear the content of tickets this person requested” nämä tiketit menettävät sisältönsä. Se, mitä raportit ja määräajat tarvitsevat, säilyy.

Tiketin osaMitä tapahtuu
Numero, päivämäärät, tila, tiimi, luokka, prioriteetti, osoitus ja määräajatsäilyvät
Otsikkomuuttuu muotoon ”Content removed”
Kuvaustyhjennetään
Kaikki kommentit, myös agenttien vastauksetteksti tyhjennetään. Itse kommentti säilyy, jotta ensimmäinen vastaus ja määräajat pysyvät oikein.
Saapuvien sähköpostien aihetyhjennetään
Mukautettujen kenttien arvotpoistetaan
Seurannan muistiinpano ja sijaintityhjennetään
Tiketin historiaJokaisen muutoksen laji säilyy. Arvot tyhjennetään, paitsi tilan, prioriteetin, luokan, alaluokan, kanavan, tiimin, eskaloinnin ja osoituksen kohdalla. Raportit tarvitsevat niitä.
TyytyväisyyskyselyArvio säilyy, kommentti tyhjennetään.
AikamerkinnätKirjatut minuutit säilyvät, muistiinpano tyhjennetään.
Liitteetpoistetaan, merkintä ja tiedosto

Rajat

Nimet juoksevassa tekstissä jäävät, esimerkiksi ”Terveisin Max” sähköpostin lopussa. Myös puhelinnumerot juoksevassa tekstissä jäävät. Kumpaakaan ei voi tunnistaa luotettavasti. Asiakkaan tiketeille on valintaruutu sisällön tyhjentämiseen.

Jos toisella tunnuksella on sama etu- ja sukunimi, henkilön nimeä ei korvata tiketin historiassa eikä pyytäjän nimenä. Muuten myös toisen henkilön merkinnät osuisivat. Osoite ja puhelinnumero korvataan silti. Tarkistus vertaa etu- ja sukunimeä. Osoitushistoria tallentaa kirjautumisnimen. Kaimaa, joka näkyy siellä vain kirjautumisnimellään, ei siksi tunnisteta.

Hyvin vanhat merkinnät tiketin historiassa, jotka eivät vielä viittaa tunnukseen, sisältävät vain nimen. Niitä ei tunnisteta.

Tikettiä, jonka agentti on kirjannut puhelimitse ilman pyytäjän sähköpostiosoitetta, ei tunnisteta. Pyytäjän nimi ja puhelinnumero jäävät siihen.

Asetuksissa olevia osoitteita ei muuteta, esimerkiksi sähköpostisäännöissä ja automaatiosäännöissä. Jos henkilön osoite on siellä, muuta se itse.

Jos henkilö kirjoittaa ajon jälkeen uudelleen, uusi ajo hänen osoitteellaan kattaa myös uudet sähköpostit. Käynnistät sen kohdasta ”Export by e-mail address”. Numero pysyy samana. Uusi ajo anonymisoidulla tunnuksella ei löydä uusia sähköposteja. Tunnus ei enää tunne vanhaa osoitetta.

Arkistoista järjestelmä huolehtii itse. Kun palautat arkiston, jokainen aiemmin anonymisoitu henkilö anonymisoidaan uudelleen palautetuissa tiketeissä. Palautuksen jälkeinen ilmoitus kertoo, kuinka monta. Osoitetta, joka näissä tiketeissä on vain juoksevassa tekstissä, ei siellä tunnisteta. Lisäksi anonymisointia seuraava yöajo päivittää arkistotiedostot. Kortti ”Säilytysajat” selittää sen.

Varmuuskopion kanssa asia on toinen. Ennen ajoa tehty varmuuskopio sisältää vielä vanhat tiedot. Palautuksessa ”Ticket System Backup & Restore” huolehtii tästä. Sovellus kysyy, anonymisoidaanko kaikki tämänhetkisessä tilassa anonymisoidut henkilöt uudelleen. ”Yes” on valmiiksi valittuna. Tikettijärjestelmä tekee sen sitten yöajossa kello 03:00 asetetulla aikavyöhykkeellä. Tämä pätee myös, kun kytkin on pois päältä. Siihen asti heidän nimensä näkyvät taas. Kortti ”Data protection” näyttää huomautuksen, jossa on määrä. Varmuuskopio palauttaa myös kytkimen silloisen asetuksen. Tarkista siksi kytkin palautuksen jälkeen.

Jos palautat varmuuskopion muulla tavalla, vastaat ”No” tai käytät komentorivillä valintaa ”--no-reapply”, näin ei tapahdu. Automaattinen tapa löytää silloin poistetut tunnukset uudelleen, kunhan kytkin on päällä. Käsin käynnistämäsi ajot on toistettava. Siinä auttaa linkki ”Download list of anonymizations” kortilla ”Data protection”. Lataa luettelo ennen palautusta. Sen jälkeen se ei enää sisällä varmuuskopion jälkeen tehtyjä ajoja. Luettelossa on yksi rivi jokaista anonymisoitua henkilöä kohden, ja siinä ovat sarakkeet ”Date”, ”Number”, ”Account ID”, ”E-mail hash” ja ”Content cleared”. ”Date” on ensimmäisen ajon ajankohta UTC-ajassa. ”Account ID” on täytetty vain, jos tunnus anonymisoitiin. ”E-mail hash” on osoitteen sormenjälki, jota ei voi palauttaa. ”Content cleared” kertoo, tyhjennettiinkö henkilön pyytämien tikettien sisältö. Lataa luettelo itse jokaisen ajon jälkeen ja säilytä se järjestelmän ulkopuolella. Ennen ajoa tehty varmuuskopio ei sisällä tätä ajoa.

Teksti tietosuojaselosteeseesi

Ylläpitäjänä sinun on kerrottava henkilöille, kuinka kauan säilytät heidän tietojaan. Voit käyttää tätä tekstiä omassa tietosuojaselosteessasi.

Malliteksti

Lähtösi jälkeen nimesi ja sähköpostiosoitteesi tikettijärjestelmässä korvataan paikkamerkillä [36] kuukauden kuluttua. Tiketit ja tunnusluvut säilytetään ilman yhteyttä sinuun. Pyynnöstäsi voimme anonymisoida tietosi myös aiemmin, ellei säilytysvelvollisuus estä sitä. Niiden ulkoisten yhteyshenkilöiden tiedot, joihin ei ole ollut yhteyttä [36] kuukauteen, anonymisoidaan samalla tavalla. Tietoturvalokin kirjautumistapahtumat poistetaan [90] päivän kuluttua. Ylläpitotoimia koskevat merkinnät poistetaan [12] kuukauden kuluttua.

Muuta luvut omia asetuksiasi vastaaviksi. Jätä pois jokainen virke, jonka kytkin on pois päältä. Anna oman tietosuojaneuvojasi tarkistaa teksti. Tämä opas ei ole oikeudellista neuvontaa.

Poistopyynnöt ja palaavat henkilöt

Poistaminen ja anonymisointi ovat kaksi eri asiaa. ”Delete account” vain piilottaa tunnuksen. ”Restore account” tuo sen takaisin. Siihen asti sen sähköpostiosoite pysyy varattuna tälle tunnukselle. Poistopyynnön täytät siksi kohdalla ”Anonymize” tietojen luovutuksen valintaikkunassa. Sitä ei voi perua. Nimi ja osoite korvataan tekstillä ”Anonymized user” ja numerolla. Yhteys kertakirjautumisen palveluntarjoajan tunnukseen poistetaan.

Jokainen sähköpostiosoite kuuluu täsmälleen yhdelle tunnukselle. Jos luot tunnuksen osoitteella, joka on jo toisella tunnuksella, järjestelmä hylkää sen. Ilmoitus on ”This e-mail address already belongs to another account.” Sama pätee, kun muutat tunnuksen osoitetta. Jos osoite kuuluu poistetulle tunnukselle, ilmoitus on ”This e-mail address belongs to a deleted account. Restore that account instead.” Palauta silloin vanha tunnus uuden luomisen sijaan. Anonymisoidut tunnukset eivät ole mukana. Niillä on enää vain paikkamerkkiosoite.

Poistettua tunnusta ei voi palauttaa, jos toisella aktiivisella tunnuksella on nyt sama osoite. Ilmoitus on silloin ”This e-mail address already belongs to another account.” Muuta ensin toisen tunnuksen osoite.

Ajalta ennen tätä sääntöä voi olla tunnuksia, joilla on yhteinen osoite. Käyttäjähallinta näyttää niiden kohdalla huomautuksen ”This e-mail address belongs to more than one account. Change it so that each account has its own address.” Anna jokaiselle näistä tunnuksista oma osoite. Siihen asti kirjautuminen tällä osoitteella käyttäjänimen sijaan ei toimi. Myöskään salasanan palautusviestiä ei lähetetä.

Jos henkilö palaa poistopyynnön jälkeen, hän saa uuden tunnuksen. Näin käy esimerkiksi, kun hän kirjautuu uudelleen Googlella tai Microsoftilla samalla osoitteella. Sitä varten asetuksen ”Automatically create accounts on first sign-in” on oltava päällä. Anonymisoidulla tunnuksella ei ole enää hänen osoitettaan, eikä se ole uuden tunnuksen tiellä.

Vanhat anonymisoinnit eivät koskaan koske tämän henkilön uusia tikettejä. Tämä pätee myös varmuuskopion tai arkiston palauttamisen jälkeen. Kun anonymisointi toteutetaan uudelleen, se kattaa vain tiedot, jotka ovat syntyneet ennen sen ajankohtaa.

Jos vanha tunnus oli vain poistettu eikä anonymisoitu, järjestelmä hylkää ensimmäisen SSO-kirjautumisen tällä osoitteella. Se, mitä henkilö näkee, riippuu palveluntarjoajasta. Jos palveluntarjoaja vahvistaa osoitteen, ilmoitus on ”An account with this e-mail address was deleted. Ask an administrator to restore it.” Jos se ei vahvista osoitetta, ilmoitus on ”Your e-mail address is not verified with the provider.” Näin järjestelmä ei paljasta, onko osoitteelle olemassa poistettua tunnusta.

Ylläpitäjänä sinulla on silloin kaksi tapaa. Jos palautat vanhan tunnuksen kohdalla ”Restore account”, henkilö jatkaa siinä historiansa kanssa. SSO-kirjautuminen onnistuu, jos tunnus oli jo yhdistetty tähän palveluntarjoajaan tai palveluntarjoaja vahvistaa osoitteen. Jos poistopyyntö on yhä voimassa, anonymisoi vanha tunnus. Sen jälkeen osoite on vapaa, ja kirjautuminen luo uuden tunnuksen.

Itserekisteröinti vastaa tässä tapauksessa neutraalisti: ”Registration could not be completed. If you already have an account, use the password reset on the sign-in page.” Se ei paljasta, onko osoitteelle olemassa tunnusta.

6

Säilytysajat

Ennen kuin aloitat: Vain ylläpitäjä voi muuttaa näitä asetuksia. Anonymisointia ei voi perua.

Järjestelmä säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen. Henkilö anonymisoidaan, kun hän lähtee tai pyytää sitä. Lähteminen tarkoittaa poistettua tunnusta tai ulkoista yhteyshenkilöä, johon ei ole ollut yhteyttä pitkään aikaan. Pyynnön käsittelet tietojen luovutuksen valintaikkunassa kohdalla ”Anonymize”.

Tiketeillä itsellään ei ole määräaikaa. Niiden sisältö säilyttää tarkoituksensa, esimerkiksi asiakashistoriana. Raportit ja ajankirjaukset lasketaan edelleen.

Kaikki määräajat ovat kohdassa ”Settings → Security” kortilla ”Data protection”. Siinä on kolme lohkoa: ”Deleted accounts”, ”External contacts” ja ”Security log retention”. Jokaisessa lohkossa on kytkin, määräaika ja ”Save”. Lohkossa ”Security log retention” on kaksi kytkintä ja kaksi määräaikaa. Niiden alla on ”Archives”. Palautuksen jälkeen siihen tulee ”Restore from a backup” heti, kun seuraava kello 03:00 yöajo on tehty. Siihen asti kortti näyttää huomautuksen ”… will be applied again tonight at 03:00.” Kortti ”Henkilöiden anonymisointi” selittää ensimmäisen lohkon. Siellä on myös mallipohja tietosuojaselosteeseesi. Kortin ”Data protection” kuvauksen alla on linkki ”Data protection guide for operators”. Opas sisältää pohjat käsittelytoimia koskevaa selostetta, teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä sekä säilytys- ja poistokäytäntöä varten.

Jokaisen lohkon alla on rivi ”Last run”. Se kertoo viimeisimmän yöajon päivämäärän ja kellonajan sekä sen, montako henkilöä tai merkintää ajo käsitteli. ”0 done” tarkoittaa, ettei ollut mitään tehtävää. ”Not run yet” näkyy niin kauan kuin tehtävällä ei ole tulosta. Jos kytkin on pois päältä, sen tehtävää ei ajeta.

Jos rivi on oranssi, tehtävä ei saanut kaikkea tehtyä. Kohdassa ”skipped” se kertoo, montako henkilöä, merkintää tai tiedostoa ohitettiin. Kohdassa ”Archives” ne ovat lukittuja tai vahingoittuneita tiedostoja. Kohdassa ”failed” koko tehtävä epäonnistui. Sen perässä oleva virke kertoo, mitä tehdä. Jos siinä lukee ”Details are in the server log.”, lue palvelimen loki. Linuxissa sen näyttää komento ”sudo podman logs container-backend-1”. Jos siinä mainitaan anonymisointiavain, seuraa alempana olevaa osiota ”Kun avainta ei voi lukea”. Seuraava yöajo yrittää ohitettuja uudelleen.

Lisää tästä kortissa: Henkilöiden anonymisointi, Kaiken saaminen takaisin

Kortti ”Data protection”, jossa lohkot ”Deleted accounts”, ”External contacts” ja ”Security log retention”, niiden alla ”Archives” ja ”Restore from a backup”, kullakin rivi ”Last run”.
Punaiset kehykset ovat riveillä ”Last run”. Tässä kaikki neljä kytkintä ovat päällä. Oletuksena vain lohkon ”Security log retention” kaksi kytkintä ovat päällä.Avaa kuva täysikokoisena
Lohko ”External contacts”, jossa kytkin ”Anonymize external contacts automatically” ja kenttä ”Months without contact”.
Punaiset kehykset ovat kytkimessä ja kuukausien määrässä. Alla oleva teksti kertoo, mikä lasketaan yhteydeksi.Avaa kuva täysikokoisena
Ikkuna ”Who will be anonymized”, jossa virke ”Nobody is due yet with this time limit.”, kirjoitettu ANONYMIZE ja ”Confirm”.
Punaiset kehykset ovat kentässä ja kohdassa ”Confirm”. Tässä määräaikaa lyhennettiin 24 kuukauteen, eikä kukaan olisi vuorossa. Muuten tässä näkyvät määrä ja ensimmäiset henkilöt viimeisimmän yhteyden kanssa.Avaa kuva täysikokoisena
Kortti ”Recent sign-in attempts”, jossa virke ”Entries are deleted after 90 days (Settings → Security).” ja kolme kirjautumista.
Punainen kehys on määräaikaa koskevassa virkkeessä. Jos poistaminen on pois päältä, siinä lukee ”Entries are kept until you delete them.”Avaa kuva täysikokoisena
Kaksi huomautusta kortin yläosassa: niiden osoitteiden määrä, joita ei enää tunnisteta, ja anonymisoinnit, joita ei voitu siirtää.
Punainen kehys on siirtoa koskevassa huomautuksessa. Mitä tehdä, kerrotaan osiossa ”Varmuuskopion palauttaminen”.Avaa kuva täysikokoisena
Varoitus ”The anonymization key cannot be read”, jossa linkki ”How to restore the key” ja painike ”Discard old key”.
Punaiset kehykset ovat linkissä tähän oppaaseen ja kohdassa ”Discard old key”. Niin kauan kuin varoitus näkyy, kortti ei näytä huomautusta odottavista anonymisoinneista.Avaa kuva täysikokoisena
Ikkuna ”Discard old key”, jossa kenttään ”Confirmation word” on kirjoitettu DISCARD.
Punaiset kehykset ovat kentässä ja kohdassa ”Discard old key”. Vasta sanan kanssa painiketta voi klikata.Avaa kuva täysikokoisena

Ulkoiset yhteyshenkilöt

Ulkoiset yhteyshenkilöt ovat henkilöitä, joilla ei ole henkilöstötunnusta. Heitä ovat pyytäjät ilman tunnusta ja asiakastunnukset. Järjestelmälle he eivät koskaan lähde. Siksi tämä lohko laskee aikaa viimeisimmästä yhteydestä.

Viimeisin yhteys on näistä ajankohdista tuorein: viimeisin muutos henkilön pyytämään tikettiin, häneltä tullut sähköposti, hänen oma kommenttinsa, vastaus tyytyväisyyskyselyyn, hänelle lähetetty hyväksyntä ja pyytäjän tietojen ehdotus. Asiakastunnuksella lasketaan myös sen luontipäivä. Uusi tunnus, jota ei ole koskaan käytetty, ei siksi ole heti vuorossa. Tunnukset, jotka olivat olemassa jo ennen päivitystä versioon 1.7.0, katsotaan luoduiksi päivityspäivänä.

Henkilöstötunnukset ja niiden osoitteet eivät koskaan ole kohteena. Tämä koskee myös yhteistä osoitetta kuten info@, jos se kuuluu henkilöstötunnukselle. Jolla on tiketti, jota ei ole vielä suljettu, ohitetaan, kunnes se suljetaan. Poistetut tunnukset kuuluvat lohkoon ”Deleted accounts”.

Kytkin ”Anonymize external contacts automatically” on oletuksena pois päältä. Kohdan ”Months without contact” viereen kirjoitat kuukausien määrän. Sallittu on 1–120, oletus on 36.

Kun kytket kytkimen päälle, avautuu ensin ikkuna ”Who will be anonymized”. Se kertoo, montako henkilöä on vuorossa, ja näyttää ensimmäiset viimeisimmän yhteyden kanssa. Kirjoita kenttään ANONYMIZE ja klikkaa ”Confirm”. Sama ikkuna tulee näkyviin, kun lyhennät määrää kytkimen ollessa päällä ja klikkaat ”Save”.

Tämä toteutetaan seuraavassa yöajossa. Jokainen vuorossa oleva henkilö anonymisoidaan kuten kohdalla ”Anonymize”. Sisältöä ei koskaan tyhjennetä. Jäljelle jäävät paikkamerkki, tiketit ja tunnusluvut. Nimet ja puhelinnumerot juoksevassa tekstissä jäävät. Kortti ”Henkilöiden anonymisointi” kertoo rajoitukset.

Tietoturvaloki

Tietoturvaloki tallentaa kirjautumistapahtumat ja ylläpitotoimet. Kirjautumistapahtumissa on myös IP-osoite ja selaimen tunniste. Mitä tarkalleen tallennetaan, kertoo kortti ”Tietoturvaloki”.

Kortti ”Recent sign-in attempts” kohdassa ”Settings → SSO Settings” näyttää viimeiset 100 kirjautumistapahtumaa SSO:n ja hakemiston kautta. Sen näkee, kuka saa avata sivun. Oletuksena vain ylläpitäjät. Kortin otsikon alla oleva virke kertoo määräajan, esimerkiksi ”Entries are deleted after 90 days (Settings → Security).”

Oletuksena kirjautumistapahtumat poistetaan 90 päivän ja ylläpitotoimet 12 kuukauden kuluttua. Lohkossa ”Security log retention” asetat 7–365 päivää kohtaan ”Days” ja 1–120 kuukautta kohtaan ”Months”. Kytkimet ”Delete old sign-in events” ja ”Delete old administrator actions” poistavat poistamisen käytöstä. Merkinnät jäävät silloin paikalleen. Vahvistussanaa ei tarvita, koska vain merkintöjä poistetaan eikä henkilöitä.

Myös kirjautuminen käyttäjätunnuksella ja salasanalla näkyy tietoturvalokissa. Epäonnistunut yritys tallennetaan IP-osoitteen ja selaimen kanssa. Onnistunut kirjautuminen tallennetaan vain ylläpitäjiltä ja epäonnistuneiden yritysten jälkeen.

Arkistot

Arkistotiedosto sisältää myös henkilöitä, jotka anonymisoitiin vasta myöhemmin. Anonymisointia seuraava yöajo päivittää siksi jokaisen arkistotiedoston, jossa henkilö esiintyy. Nimet ja osoitteet korvataan siellä samoilla paikkamerkeillä kuin tietokannassa. Jos sisältö tyhjennettiin, arkistosta puuttuvat myös noiden tikettien liitteet.

Seuraavaan yöhön asti henkilö on siis vielä selväkielisenä arkistoissa. Arkistoilla ei ole kytkintä. Arkistotiedosto, joka on sillä hetkellä lukittu, jää ennalleen, esimerkiksi koska sitä ladataan tai palautetaan. Sama koskee vahingoittunutta tiedostoa. Seuraava yöajo yrittää uudelleen.

Kellonaika ja aikavyöhyke

Kaikki nämä tehtävät ajetaan kerran päivässä kello 03:00. Voimassa on aikavyöhyke kohdassa ”Settings → General Settings” kortilla ”Time Zone”. Palvelimen kellolla ei ole merkitystä. Monet palvelimet käyvät UTC-ajassa. Siellä 03:00 olisi sinulle eri tunti.

Järjestelmä tarkistaa kymmenen minuutin välein, onko ajo vuorossa. Ensimmäinen tarkistus kello 03:00 jälkeen käynnistää sen. Jos palvelin oli kello 03:00 pois päältä, ajo seuraa ensimmäisellä tarkistuksella käynnistyksen jälkeen.

Päivityksen versioon 1.7.0 jälkeen ensimmäinen ajo tehdään pian päivityksen jälkeen, viimeistään seuraavana yönä kello 03:00. Tämä ajo poistaa yli 90 päivää vanhat kirjautumislokin merkinnät.

Jos vaihdat aikavyöhykettä, uusi on voimassa seuraavasta tarkistuksesta. Ajo tehdään enintään kerran kalenteripäivässä. Länteen vaihtamisen jälkeen se voi jäädä sinä päivänä väliin. Se seuraa silloin seuraavana päivänä.

Sovellus ”Ticket System Backup & Restore” ajoittaa varmuuskopionsa samalle aikavyöhykkeelle. Se lukee vyöhykkeen tikettijärjestelmästä, kun ajoitus otetaan käyttöön. Välilehti ”Schedule” ja ”schedule --show” näyttävät ajan vyöhykkeen kanssa, esimerkiksi ”02:00 (Europe/Berlin)”. Jos tietokantaan ei sillä hetkellä saada yhteyttä, aiempi vyöhyke säilyy. Jos sellaista ei vielä ole, on voimassa tietokoneen kello, ja näytössä lukee ”(host clock)”.

Käyttöjärjestelmä tuntee vain oman kellonsa. Siksi sovellus muuntaa ajan. Palvelimen aikavyöhykkeen mukaan se kirjaa yhden tai kaksi merkintää ajoitusta kohden. Näin varmuuskopio ajetaan oikeaan aikaan kesällä ja talvella. Käynnistyessään se tarkistaa, onko varmuuskopio todella vuorossa. Muuten se päättyy ilman varmuuskopiota, ja lokissa lukee ”No backup is due at this time in …”.

Jos vaihdat aikavyöhykettä tikettijärjestelmässä, seuraava ajoitettu varmuuskopio ajetaan silti. Sen jälkeen sovellus kirjaa ajoituksen uudelleen. Lokissa on silloin varoitus, joka alkaa sanoilla ”The time zone in the ticket system changed”. Jos ajoitusta ei voitu kirjata uudelleen, siinä lukee ”The schedule could not be updated.” Avaa silloin sovellus ja klikkaa ”Apply schedule”.

Kun avainta ei voi lukea

Järjestelmä muistaa anonymisoidut sähköpostiosoitteet sormenjälkenä. Siihen se tarvitsee avaimen. Palvelimen avainrengas suojaa tätä avainta. Avainrengas koostuu avainkansion tiedostoista key-*.xml. Jos ne puuttuvat tai eivät täsmää, kortti näyttää varoituksen ”The anonymization key cannot be read”.

Silloin myöskään tallennetut sähköpostin ja SSO:n salasanat eivät toimi. Ne ovat saman avainrenkaan varassa. Yöajot poistetuille tunnuksille ja tietoturvalokille jatkuvat. Henkilöt, jotka tunnetaan vain osoitteensa kautta, ohitetaan. ”Anonymize” hylkää ajon pelkän osoitteen perusteella.

Näin saat avainrenkaan takaisin. Ota varmuuskopio ajalta ennen ongelmaa. Se sisältää avainkansion omana tiedostonaan. Linuxissa varmuuskopiot ovat kansiossa ”/opt/smitey/backups”. Kopioi yksi niistä tyhjään kansioon ja siirry siihen kansioon. Alla olevat komennot kirjoittavat varmuuskopion tavallisina tiedostoina ja poimivat siitä tiedostot key-*.xml. Sitten ne kopioivat tiedostot avainkansioon ja käynnistävät tikettijärjestelmän palvelimen uudelleen. Avainkansion muut tiedostot jäävät ennalleen. Uudelleenkäynnistyksen jälkeen varoitus on poissa. Poista sen jälkeen kansio ”plain”. Siinä on salasanoja ja henkilötietoja. Päätteellä ”.zip” oleva vanhempi varmuuskopio ei ole salattu. Sitä varten ensimmäinen komento on ”sudo unzip -o <tiedosto> volumes/dataprotection_keys.tar && sudo tar -xf volumes/dataprotection_keys.tar”.

Windowsissa varmuuskopiot ovat kansiossa ”C:\Program Files\SMITEY\backups”. Kopioi yksi niistä tyhjään kansioon. Avaa siellä PowerShell järjestelmänvalvojana. Kirjoita ruudun ”Windows: Kirjoita varmuuskopio salaamattomina tiedostoina ja poimi avaintiedostot” komento. Korvaa siinä <tiedosto>.smbk varmuuskopion koko tiedostonimellä. Kopioi sitten jokainen tiedosto key-*.xml komennolla ”podman cp <tiedosto> container-backend-1:/app/DataProtection-Keys/”. Omistajan ja uudelleenkäynnistyksen komennot kirjoitat ilman sanaa ”sudo”. Poista sen jälkeen kansio ”plain”.

Kirjoita varmuuskopio salaamattomina tiedostoina ja poimi avaintiedostot

sudo /opt/smitey/Backup/TicketSystemBackup decrypt ticketsystem-backup-*.smbk --out plain && sudo tar -xf plain/volumes/dataprotection_keys.tar

Kansiossa on täsmälleen yksi varmuuskopio. Sen jälkeen tiedostot key-*.xml ovat siellä. Alikansiossa ”plain” on koko varmuuskopio salaamattomana.

Kopioi tiedostot avainkansioon

for f in key-*.xml; do sudo podman cp "$f" container-backend-1:/app/DataProtection-Keys/; done

Olemassa olevat tiedostot, joilla on eri nimi, jäävät avainkansioon.

Anna tiedostoille oikea omistaja

sudo podman exec -u root container-backend-1 chown -R 1654:1654 /app/DataProtection-Keys

Tikettijärjestelmä toimii säilössä omana käyttäjänään. Tiedostojen on kuuluttava sille.

Käynnistä tikettijärjestelmän palvelin uudelleen

sudo podman restart container-backend-1

Uudelleenkäynnistyksen jälkeen järjestelmä lukee avainrenkaan uudelleen.

Windows: Kirjoita varmuuskopio salaamattomina tiedostoina ja poimi avaintiedostot

& "C:\Program Files\SMITEY\Backup\TicketSystemBackup.exe" decrypt <file>.smbk --out plain | Out-Host; tar -xf plain\volumes\dataprotection_keys.tar

PowerShellissä järjestelmänvalvojana, varmuuskopion kansiossa. Korvaa <file>.smbk varmuuskopion koko tiedostonimellä. Sen jälkeen tiedostot key-*.xml ovat siellä.

Viimeinen keino: ”Discard old key”

Jos sinulla ei ole varmuuskopiota avaintiedostoineen, jäljelle jää ”Discard old key”. Vain ylläpitäjä näkee painikkeen. Kirjoita kenttään ”Confirmation word” DISCARD ja klikkaa ”Discard old key”. Järjestelmä luo silloin uuden avaimen.

Tunnuksen kautta tehdyt anonymisoinnit pysyvät voimassa. Henkilöitä, jotka anonymisoitiin vain osoitteensa kautta, ei sen jälkeen enää tunnisteta varmuuskopioissa ja arkistoissa. Kortti kertoo heidän määränsä. Vanhempi varmuuskopio voi siis tuoda nämä henkilöt taas näkyviin. Tallennetut sähköpostin ja SSO:n salasanat jäävät lukukelvottomiksi. Syötä ne uudelleen.

Varmuuskopion palauttaminen

Palautuksessa ”Ticket System Backup & Restore” kysyy, anonymisoidaanko kaikki tänään anonymisoidut uudelleen. ”Yes” on valmiiksi valittuna. Tikettijärjestelmä tekee sen seuraavassa yöajossa kello 03:00 omalla aikavyöhykkeellään. Siihen asti kortti näyttää ”… will be applied again tonight at 03:00.”

Varmuuskopio palauttaa myös silloiset kytkimet ja määräajat. Tarkista siksi kortti ”Data protection” palautuksen jälkeen.

Jos siirrossa oli varoituksia, sovelluksen tilarivi kertoo niiden määrän, esimerkiksi ”2 warning(s) while carrying over anonymizations. See the Log tab.” Komentorivillä sama on viimeisellä rivillä ja viittaa tiedostoon ”backup.log”. Siellä kerrotaan, mikä ei onnistunut. Jos anonymisointeja ei voitu siirtää, toista tämän varmuuskopion jälkeen tehdyt ajot käsin. Apuna on luettelo, jonka latasit ennen palautusta.

Tikettijärjestelmä lukee sovelluksen siirtotiedoston seuraavalla käynnistyksellä. Jos se ei pysty lukemaan sitä, kortti näyttää ”A carry-over file from the backup app could not be read”. Tiedosto jää palvelimelle ja luetaan uudelleen seuraavalla käynnistyksellä. Palauta silloin varmuuskopio vielä kerran sovelluksen nykyisellä versiolla.

Jos varmuuskopion avain ei täsmää, osoitteen kautta tehtyjä anonymisointeja ei voi siirtää. Kortti näyttää silloin ”… could not be carried over from before the restore”. Jos tunnet nämä henkilöt, anonymisoi heidät uudelleen kohdasta ”Export by e-mail address”.

Rivi ”Last run” kohdan ”Restore from a backup” alla näyttää, montako anonymisointia ajo teki uudelleen.

7

Roolit ja oikeuksien periaate

Rooleja on kolme: ”Admin”, ”Agent” ja ”Customer”. Muita ei voi luoda. Sen sijaan vapaana on lähes jokainen yksittäinen oikeus; poikkeukset luetellaan alempana.

Nämä kolme löydät kohdasta ”Settings → General Settings” välilehdeltä ”Role”. Niitä ei voi nimetä uudelleen.

Se, mitä rooli saa tehdä, on muualla: kohdassa ”Settings → Security” kortissa ”Permission concept”.

Jokainen rivi on yksi toiminto, jokainen sarake yksi rooli. Rasti sallii sen. Nimen alla on sisäinen avain; sitä ei tarvita sivun käyttämiseen.

Lista on pitkä. Se ulottuu käyttäjähallinnasta yksittäisten asetussivujen käyttöoikeuksiin ja aina työajanseurantaan asti.

Sarake ”Agent Team” on erikoistapaus. Se tulee käytettäväksi vasta, kun samalla rivillä on rasti kohdassa ”Agent”. Valitse siihen tiimi, niin oikeus koskee vain kyseisen tiimin agentteja.

Roolilta ”Admin” ei voi ottaa pois mitään oikeutta. Rasti on takaisin tallennuksen jälkeen. Näin kukaan ei voi lukita itseään ulos omasta järjestelmästään. Vain ylläpitäjä voi muuttaa taulukkoa. Se koskee jokaista sivun ”Security” asetusta. Kaikki muut, jotka saavat avata sivun, näkevät sen vain luettavana. Roolille ”Customer” ei voi koskaan antaa kuutta oikeutta: ”Users: manage accounts”, ”Data export (data subject request)”, ”Anonymize people”, ”Security log”, ”Settings: Security” ja ”Settings: Single sign-on”.

Painikkeella ”Save” muutos astuu voimaan heti. Se, jota asia koskee, huomaa sen seuraavalla klikkauksellaan.

Kortti ”Permission concept” taulukkoineen: yksi rivi toimintoa kohden, sarakkeet ylläpitäjälle, agentille, agenttitiimille ja asiakkaalle.
Punainen kehys on otsikkorivin ympärillä. Sarakkeen ”Agent Team” valitsin on käytettävissä vain siellä, missä rasti ”Agent” on asetettu.Avaa kuva täysikokoisena
Välilehti ”Role”, jossa on kolme roolia, kukin merkitty ”Mandatory”.
Punainen kehys on huomautuksen ympärillä. Kolme roolia on merkitty ”Mandatory”. Yhtäkään niistä ei voi poistaa.Avaa kuva täysikokoisena
8

Osasto, tehtävänimike ja toimipiste

Kolme listaa kuvaa henkilöä eikä tikettiä: osasto, tehtävänimike ja toimipiste.

Ne luodaan kohdassa ”Settings → General Settings” kortissa ”Drop-down lists”. Käsittely on kaikilla kolmella sama.

Ne osoitetaan tunnukselle. Kohdan ”User management” lomakkeessa kentät ovat ”Department”, ”Position” ja ”Location”.

Käyttäjälistassa osasto on tiimin alapuolella. Tehtävänimike ja toimipiste näkyvät tunnuksen lomakkeessa.

Toimipisteellä on toinenkin käyttö. Tiketissä on kenttä ”Location”, ja se ammentaa samasta listasta.

Jokaisessa kolmessa listassa on yksi kohta, jota ei voi poistaa. Se on nimeltään ”None selected or available” ja siinä on merkintä ”Mandatory”.

Jos poistat jonkin muun kohdan, kaikki sitä kantaneet siirtyvät tuohon paikanpitäjään. Näin kukaan ei jää osoittamaan johonkin, mitä ei enää ole.

Käännökset eivät synny täällä vaan yhdellä kertaa käännössivulla. Englanninkielinen nimi on se ankkuri, johon käännökset ripustetaan.

Ikkuna ”Edit user”, jossa osasto-, tehtävänimike- ja toimipistekentät on täytetty.
Punaiset kehykset ovat kolmen kentän ympärillä. Ne ovat tiimin vieressä mutta tarkoittavat eri asiaa: tiimi kertoo, kuka tikettejä käsittelee, osasto kertoo, missä henkilö työskentelee.Avaa kuva täysikokoisena
Käyttäjälista, jossa sarakkeessa ”Team” on osasto tiimin nimen alapuolella.
Punainen kehys on sarakkeen ympärillä. Tiimi on ylhäällä, osasto sen alla. Sillä, joka ei ole missään tiimissä, on siinä kohdassa viiva.Avaa kuva täysikokoisena

Kuvakaappaukset ovat versiosta 1.3.1. Näytetyissä näkymissä ei muuttunut mitään versioon 1.13.3 mennessä. Ainoa asia, joka näyttää erilaiselta, on versionumero sivupalkin alalaidassa.