Anpassung & Verwaltung

Unter „Settings → Language Settings" wählst du aus, welche Sprachen deine Firma anbietet. Zur Wahl stehen 30.

Englisch ist immer an und lässt sich nicht abschalten. Auf Englisch fällt das System zurück, wenn ein Text noch keine Übersetzung hat.

Danach wählt jeder Benutzer in seinem eigenen Menü, in welcher der freigeschalteten Sprachen er arbeitet.

Die Übersetzungen kommen nicht mit einem Update. Ein Update bringt neue englische Texte, die Übersetzung dazu spielst du selbst ein.

Der Weg dafür hat zwei Schritte. Mit „Export JSON" lädst du eine Datei herunter, in der jeder englische Text und deine bisherige Übersetzung steht.

Die Datei füllst du in Ruhe aus und spielst sie mit „Import JSON" wieder ein. Leere Felder überspringt der Import, vorhandene Übersetzungen überschreibt er.

Platzhalter wie {count} müssen in der Übersetzung erhalten bleiben. Weichen die Platzhalter eines Eintrags vom englischen Text ab, lehnt das System ihn ab. Das gilt auch für einen zusätzlichen Platzhalter. Dann bleibt die bisherige Übersetzung stehen. Englisch erscheint nur, wenn es noch keine gab. Das System sagt dir, welcher Eintrag es war.

Die Karte „State of your language packs" zeigt je Sprache, wie weit du bist. Jede freigeschaltete Sprache steht dort, auch ohne Übersetzung. Die Karte nennt die Zahl der übersetzten Texte und vier Fälle: veraltet, nicht übersetzt, unbekannt und vollständig. „Unbekannt" heißt, dass die Texte vor dieser Prüfung importiert wurden. Der nächste Import klärt es.

Achten musst du auf „veraltet". Der englische Text hat sich geändert, deine Übersetzung steht noch da und sagt inzwischen etwas anderes.

Fertige Sprachpakete für jede Sprache gibt es kostenlos auf unserer Seite „Downloads". Du spielst sie wie deine eigene Datei mit „Import JSON" ein. Vorher kannst du die Datei auch bearbeiten, um eine Übersetzung zu verbessern.

In der Anwendung führt der Link „Download language packs" auf der Karte „Import translations" direkt zu dieser Seite.

Unter „Settings → CI Settings" hinterlegst du dein Logo, dein Favicon und drei Farben.

Das Logo steht in der Seitenleiste unter dem Logo des Systems. Empfohlen sind 400 mal 160 Bildpunkte als PNG oder SVG mit durchsichtigem Hintergrund, höchstens 2 MB. Eine SVG-Datei mit Skript lehnt das System beim Hochladen ab. Scheitert ein Hochladen, nennt die Meldung den Grund.

Das Favicon ist das kleine Bild im Reiter des Browsers. Empfohlen sind SVG oder 64 mal 64 Bildpunkte.

Die drei Farben heißen „Primary color", „Accent color" und „Background color". Die erste färbt die wichtigen Schaltflächen, die zweite Symbole und Hervorhebungen, die dritte den Untergrund.

Die Schrift- und Hover-Farben berechnet das System selbst, damit der Text lesbar bleibt. Du gibst nur die drei Grundfarben vor.

Ein leeres Feld heißt: es gilt die eingebaute Farbe. Das Quadrat daneben zeigt dann Schwarz, weil es keine leere Farbe darstellen kann. Der Hinweis darunter sagt es dir.

Die Vorschau unter den Feldern zeigt deine Farben, bevor du speicherst. Erst „Save" macht sie für alle Benutzer gültig.

„Restore defaults" setzt alles zurück. Dabei verschwinden auch das hochgeladene Logo und das Favicon.

Das System kommt in einer dunklen und einer hellen Ansicht. Umgeschaltet wird im eigenen Menü unten in der Seitenleiste.

Die Wahl gilt je Benutzer und wird gespeichert. Ein Bearbeiter kann hell arbeiten, während seine Kollegin dunkel arbeitet.

Im selben Menü stehen der eigene Anwesenheitszustand, das Profilbild, das Passwort und die Sprache.

Auf einem schmalen Bildschirm ordnet sich die Oberfläche um. Aus der Tabelle werden Karten untereinander, und die Seitenleiste klappt hinter das Symbol oben links.

Es gibt keine eigene App. Die Adresse ist dieselbe wie am Schreibtisch, und angemeldet wird auf demselben Weg.

Unter „Settings → General Settings" findest du die Karte „Date and time format". Sie steht direkt hinter der Zeitzone.

Vier Angaben ergeben die Schreibweise. „Date order" ist die Reihenfolge aus Tag, Monat und Jahr.

„Date separator" ist das Zeichen zwischen den Zahlen. Zur Wahl stehen der Punkt, der Schrägstrich und der Bindestrich.

„Clock" ist die Uhr: 24 Stunden oder 12 Stunden mit AM und PM. „Time separator" ist das Zeichen zwischen Stunde und Minute.

Unter den vier Feldern steht „This is how it looks". Dort siehst du das Ergebnis, bevor du auf „Save" klickst.

Die Einstellung gilt für die ganze Installation. Sie hängt nicht an der Sprache und nicht am einzelnen Benutzer.

Das ist Absicht. Eine Firma schreibt das Datum auf eine Art, und jeder Kollege liest dieselbe Schreibweise.

Als Werkseinstellung gilt Tag, Monat, Jahr mit Punkt und die 24-Stunden-Uhr. Wer nichts umstellt, sieht keine Änderung.

Die Schreibweise gilt überall dort, wo das System ein Datum anzeigt. Dazu gehören das Ticket, die Listen, die Wiedervorlage und die gebuchten Zeiten.

Die Exporte bleiben davon unberührt. Sie schreiben das Datum als 2026-08-22, weil Tabellenprogramme diese Form sicher lesen.

Auch Felder, in die du ein Datum einträgst, folgen der Einstellung. Ein Klick auf das Feld öffnet einen Kalender. Das gewählte Datum steht danach in deiner Schreibweise da. Ein leeres Feld zeigt „Pick a date".

Die Seite „Maintenance and incident notices" steht in der Seitenleiste. Dort schreibst du einen Hinweis, den jeder sieht.

Der Hinweis erscheint auf der Anmeldeseite und im ganzen System. Wer noch nicht angemeldet ist, liest ihn also auch.

Der Zweck ist, unnötige Tickets zu vermeiden. Wer liest, dass das Netz gerade ausgefallen ist, meldet es nicht noch einmal.

Der Text wird zusammengeklickt. Zuerst klickst du das Feld an, das du füllen willst. Es bekommt einen roten Rahmen, und alles, was du danach anhakst, landet dort. Nimmst du einen Haken wieder weg, verschwindet der Baustein wieder aus dem Text.

„Title / Subject" steht oben im Hinweis. „Body" steht darunter. Verschickst du den Hinweis als E-Mail, wird aus dem einen der Betreff und aus dem anderen der Text.

Fertige Sätze liegen als Bausteine bereit. Eigene Sätze kannst du unter „Text Modules" anlegen, deine Systeme und Dienste unter „Systems / Services".

Mit „Calendar (add date)" und „Time (add time)" fügst du ein Datum und eine Uhrzeit ein. Das ist der Weg für eine geplante Wartung.

Der Schalter „Turn notification on/off" oben stellt den Hinweis an und wieder aus. Beim Einschalten speichert er Titel und Text mit. Der Hinweis bleibt stehen, bis du ihn ausschaltest. Ist der Hinweis schon an, wirkt eine Änderung am Text erst mit „Save".

Daneben gibt es eine zweite Art Hinweis. Machst du ein Ticket zur Sammelstörung, erscheint es ebenfalls auf der Anmeldeseite und verschwindet von selbst, sobald das Ticket gelöst ist. Dieser Schalter gilt dafür nicht.

Mit „Send as E-Mail" schickst du denselben Text zusätzlich an eine Liste von Adressen. Das ist der Teil, der zu Professional gehört.

Den Hinweis schreibst du auf Englisch. Seine Übersetzung spielst du wie jeden anderen Text über die Sprachseite ein. Änderst du den englischen Text danach, gilt die importierte Übersetzung nicht mehr. Sie muss neu importiert werden.

Das System sieht auf den Plattenplatz des Servers und meldet sich, bevor er ausgeht.

Es gibt zwei Stufen. Ab 90 Prozent belegt kommt ein Hinweis, ab 95 Prozent eine Warnung.

Wer die Updates verwaltet, sieht die Zahlen und was zu tun ist. Meist sind alte Abbilder früherer Updates der größte Posten.

Alle anderen angemeldeten Benutzer bekommen einen kurzen Satz und den Verweis auf ihre Administration. Sie sehen ihn erst ab der Warnstufe.

Auf der Anmeldeseite steht davon nichts. Wie voll die Platte eines Servers ist, geht niemanden etwas an, der noch nicht angemeldet ist.

Eine volle Platte trifft nicht nur das Update. Anhänge, der Mail-Eingang, die Datenbank und die Sicherung liegen auf derselben Platte.

Ein Hinweis kommt außerdem, sobald weniger als 10 GB frei sind. So viel braucht ein Update. Mit weniger Platz startet es nicht.

Nach jedem erfolgreichen Update entfernt das System die Abbilder älterer Versionen. Die Version davor bleibt für einen Rücksprung erhalten.

Unter „Settings → Updates" siehst du, welche Fassung läuft und ob es eine neuere gibt.

Gibt es eine neue Fassung, steht darunter, was sie bringt. Die Liste zeigt jede Version, die du überspringst.

Vor dem Update prüft das System, ob genug Platz frei ist. Ein Update braucht das alte und das neue Abbild gleichzeitig, deshalb verlangt es 10 GB. Reicht der Platz nicht, lehnt das System das Update ab und sagt warum. Das ist die bessere Nachricht als ein Abbruch auf halber Strecke.

Danach legt es selbsttätig eine verschlüsselte Sicherung an. Sie umfasst die Datenbank, die Anhänge, die Archive und die Schlüssel. Läuft die Datenbank außerhalb von SMITEY, fehlt sie in dieser Sicherung.

Scheitert die Sicherung, bricht das Update ab, bevor etwas geändert wird. Eine Datenbank außerhalb von SMITEY hält das Update nicht auf. Sichere sie mit eigenen Mitteln.

Vor dem Start fragt das System nach. Während des Updates ist es einige Minuten nicht erreichbar, deshalb wählst du besser eine ruhige Zeit.

Geht etwas schief, kehrt das System auf die vorherige Fassung zurück und läuft weiter.

Kommt dein Server nicht an die Update-Quelle, sagt das System genau das. Es behauptet dann nicht, du seist auf dem neuesten Stand.

Ein Update, das die Datenbank auf eine neue Fassung hebt, wird nicht auf Knopfdruck eingespielt. Das System sagt es dir, und die Anleitung zur Fassung sagt, was zu tun ist.

Unter „Settings → Archive" packst du geschlossene Tickets eines Zeitraums in eine Datei. Der laufende Bestand bleibt dadurch klein.

Es wandert nur, was geschlossen ist. Ein gelöstes Ticket kommt erst dazu, wenn es geschlossen ist. Das geschieht 24 Stunden nach dem Lösen von selbst. Ein offenes Ticket im selben Zeitraum bleibt, wo es ist.

„Preview" sagt dir vorher, wie viele Tickets der Zeitraum trifft. Es schreibt nichts und ändert nichts.

„Create archive" legt eine ZIP-Datei an. Darin stehen die Tickets mit ihren Kommentaren, ihrem Verlauf, ihren eigenen Feldern und ihren Anhängen.

Die Datei liegt danach in der Liste darunter, mit Zeitraum, Anzahl und Größe. Ein Unterordner ist möglich, wenn du nach Jahren ablegen willst.

Erst danach entscheidest du, ob die Tickets aus der laufenden Datenbank verschwinden. Dafür gibt es einen eigenen Schritt: „Delete from live DB" in der Liste „Existing archives". Das Anlegen des Archivs allein ändert daran nichts.

„Restore" holt die Tickets aus der Datei zurück. Tickets, deren Nummer es schon gibt, werden dabei übersprungen.

Die Wiederherstellung braucht die Teams und die Vorgänge, auf die sich ein Ticket bezieht. Danach meldet das System, wie viele Tickets zurückgekommen sind und wie viele es übersprungen hat, weil es sie schon gab. Übersprungene Team-Beteiligungen und Teilaufgaben ohne ihr Unterticket nennt es ebenfalls. Andere Lücken meldet es nicht. Fehlt ein Team, eine Kategorie, ein Benutzer oder ein Status, bleibt das Feld am Ticket leer. Kommentare ohne ihren Benutzer und Werte gelöschter Zusatzfelder fallen weg.

„Delete archive file" löscht nur die Datei. Die Tickets in der laufenden Datenbank bleiben davon unberührt.

Unter „Settings → General Settings" stehen die Auswahllisten des Systems. Jede Liste hat einen eigenen Reiter.

Für Abteilungen, Positionen und Standorte gibt es zusätzlich den Weg über eine Datei. Das lohnt sich, wenn du viele Einträge auf einmal anlegst.

„Export JSON" lädt die Liste herunter. Auf einer frischen Installation bekommst du damit die leere Struktur, in die du deine Einträge schreibst.

In der Datei steht ein Beispiel, das zeigt, wie ein Eintrag aussieht. Es wird beim Einspielen übergangen.

„Import JSON" legt an, was noch fehlt. Vorhandene Einträge bleiben unberührt. Steht ein Name zweimal in der Datei, entsteht er einmal.

Umbenennen geht über die Datei nicht. Dafür sind die Felder auf dieser Seite da, und der rote Hinweis sagt es auch. Der Platzhalter „None selected or available" lässt sich nicht umbenennen. Du übersetzt ihn nur, und zwar auf der Sprachseite.

Die Übersetzung der Einträge machst du danach auf der Sprachseite. In der Datei steht der englische Name.

Für die Kategorien gibt es denselben Weg. Sie gehören einem Team und stehen deshalb auf der Kategorieseite dieses Teams.